Guide: Husk introprogram for nye i bestyrelsen

Nye bestyrelsesmedlemmer bør have et introduktionsprogram, når de indtræder i bestyrelsen. Men det mangler ofte i ikke-kommercielle organisationer. Læs her guide om hvordan et introduktionsprogram kan tilrettelægges.

Mange brancheorganisationer, velgørende organisationer og lignende har ofte fremtrædende erhvervsfolk i bestyrelsen. Erhvervsfolkene kan have mange gode grunde til at takke ja til posterne, også ud over ønsket om at arbejde for en god sag. Der kan f.eks. være ære eller netværksmuligheder forbundet med det.

Men uanset motivet må der naturligvis være et ønske om, at få organisationen til at fungere optimalt. Derfor er det også mystisk, at bestyrelsesmedlemmerne glemmer store dele af de principper for god selskabsledelse, de er vant med fra bestyrelserne i erhvervslivet.

I langt de fleste virksomhedsbestyrelser er det normen, at nye medlemmer kommer igennem et introduktionsprogram. Men det er stadig undtagelsen i bestyrelser for non profit-organisationer, viser en amerikansk undersøgelse fra Heidrick & Struggles. Rekrutteringsfirmaet bringer i en artikel på sin hjemmeside en skabelon for et introduktionsprogram i sådanne bestyrelser:

Udpeg en leder af programmet. Det behøver ikke nødvendigvis være bestyrelsesformanden, selv om dette ofte vil være naturligt. Det kan også være f.eks. direktøren eller et menigt bestyrelsesmedlem med høj anciennitet.

Giv det nye medlem læsestof. En lang række informationer kan gives skriftlig, og så langt følger de fleste non profit-organisationer da også med. Det skriftlige materiale kan omfatte organisationsdiagram, seneste årsrapport, rapport fra ekstern revision, vedtægter for organisation og bestyrelse og beskrivelse af organisationens aktiviteter, strategi og handlingsplaner.

Arranger møde med direktøren. Dette er til gengæld et af de punkter, der er en selvfølge i virksomheder, men som langt fra er det i non profit-organisationer. Direktøren skal have lejlighed til at forklare sit personlige syn på, hvad der rører sig i organisationen, og hvilke udfordringer, den møder. Uden et formelt arrangeret møde vil det oprigtigt interesserede bestyrelsesmedlem før eller siden holde uformelle møder med andre medarbejdere, og det giver en ubalance i bestyrelsesarbejdet, når medlemmernes informationer kommer fra forskellige kilder.

Information om bestyrelsens vilkår. Bestyrelsesarbejdet i organisationer minder i lange stræk om det, medlemmerne kender fra virksomheder. Men der er også forskelle i vilkårene, og det er hensigtsmæssigt, at de nye medlemmer hurtigt får indblik i, hvad der er anderledes. Organisationens juridiske chef vil være en typisk nøgleperson i sådan et arrangement.

Tilret programmet efter behov. Der er grænser for, hvor meget et introduktionsprogram i en organisations bestyrelse kan og bør standardiseres. Nogle medlemmer vil både have stor erfaring fra virksomheder og fra andre organisationer, og for disse kan f.eks. foregående punkt hurtigt overstås. Andre nye bestyrelsesmedlemmer kan være helt uden bestyrelseserfaring, eller ledelseserfaring i det hele taget. Disse skal have en grundig introduktion.

Iværksæt en mentor-ordning. Læsestof og introduktionsmøder vil som regel kun være første skridt i læringsprocessen. Resten foregår efter princippet om learning by doing, og det kan tage flere år. I det mindste i det første år kan det være hensigtsmæssigt, at det nye medlem tilknyttes en mentor, som hen ad vejen uformelt kan fortælle om sædvaner og lignende. Dette kan også være vejen frem i de tilfælde, hvor det af den ene eller anden grund ikke er hensigtsmæssigt med et formelt introduktionsprogram – f.eks. hvis bestyrelsesarbejdet er stærkt politisk, og man derfor ikke kan ”oplære” medlemmerne i, hvad de skal gøre.

Heidrick & Struggles slutter af med at fundere over, hvorfor introduktionsprogrammet så ofte er fraværende i organisationers bestyrelser. Det kan være fordi, at de i modsætning til virksomheder sjældent har regulative myndigheder til at overvåge dem og stille krav.

Under alle omstændigheder er det ikke engagementet, der gør forskellen, for undersøgelsen viser også, at medlemmerne bruger rigtig meget tid på deres fritidsbeskæftigelse – i gennemsnit hvad der svarer til tre-fire arbejdsuger om året.