Guide: Fem måder at optimere samarbejdet med bestyrelsen

Enhver topleder bør gå meget op i, hvordan han eller hun interagerer med “sin” bestyrelse. Selvom man ty­pisk kun mødes 4-6 gange om året, har det stor indfly­delse på ens professionelle virke, at samarbejdet med bestyrelsen og især formanden fungerer godt og tillids­fuldt. PwC har oplistet fem huskepunkter, der vil hjæl­pe topledere med at brillere på bestyrelsesmøderne.

Som topleder har man i de fleste sel­skaber begrænset tid til at bevise sit værd overfor den fulde bestyrelse. Bestyrelsesmøderne repræsenterer ofte et kort tidsvindue, hvor man skal præ­stere og udnytte tiden til fulde. Det er her, man har mulig­heden for at demonstrere den værdi, man som topleder og ens ledergruppe bidrager med.

Her er fem arbejdsredskaber, der kan gøre forskellen på, om man som topleder præsterer fremragende på be­styrelsesmøderne eller kun præsterer godt.

1) Opbyg personlige relationer. Jo stærkere forholdet til bestyrelsen og de enkelte bestyrelsesmedlemmer er, jo nemmere vil det også være at diskutere svære og sensitive emner. Der vil være større forståelse fra begge sider, når uenigheder opstår, hvis forholdet i forvejen bygger på re­spekt og empati.

Da man oftest kun ses 4-6 gange om året til bestyrel­sesmøder, bør man udnytte eller skabe sociale begiven­heder, der kan anvendes til at styrke de personlige relati­oner. En anden måde at vise velvilje over for bestyrelsen på, er at spørge efter feedback, også hos enkeltmedlem­mer. Det vil være med til at styrke forholdet til de enkelte bestyrelsesmedlemmer og forbedre effektiviteten til be­styrelsesmøderne.

2) Skræddersy dit materiale. ’Pre-read’ materialet, som skal forhåndslæses af bestyrelsen op til næste møde, lægger grundlaget for præsentationen til selve bestyrel­sesmødet og former den efterfølgende dialog. Med andre ord er det meget vigtigt, at materialet er udarbejdet på den mest hensigtsmæssige måde.

Hvis det ikke er det, kan det have stor betydning for ef­fektiviteten til mødet, og om der sker en relevant priorite­ring af tidsforbruget. Bestyrelsen kan f.eks. være negativt indstillet allerede inden mødet er begyndt, fordi materia­let er sjusket eller mangelfuldt.

Bestyrelsesmedlemmerne får ofte tilsendt bunker af skriftligt materiale op til bestyrelsesmøderne. Og her er det vigtigt at overveje hvilket format og hvilken detalje­grad i materialet, der vil være mest hensigtsmæssig.

Gør det nemt og overskueligt for dem uden at udelade relevante oplysninger. Få gerne feedback fra bestyrelsen: Hvad er ’need to know’, og hvad er ’nice to know’?

3) Kend dit publikum. En bestyrelse er ofte sammen­sat af mennesker med forskellige indsigter og erfaringer. Det kan derfor være en prøvelse at formidle budskaber med den rette detaljeringsgrad og grad af forudsat ind­sigt. Man kan med fordel sætte sig ind i, hvilke baggrun­de de forskellige bestyrelsesmedlemmer har, og tage det med i overvejelserne om, hvor meget eller hvor lidt man bør gå i dybden.

Der vil ofte være forskellige præferencer fra bestyrelses­medlemmerne i forhold til hvor høj detaljegrad, der fore­trækkes. Her kan det være en idé at tale med andre ledere og høre deres erfaringer med, hvad der fungerer for dem.

4) Udnyt din tid strategisk. Den verbale præsentation for bestyrelsen bør sætte ’pre-read’ materialet i kontekst og give det perspektiv. At lave en detaljeret gennemgang af det materiale, de allerede har læst, vil ofte være spild af tid.

Formålet er at bringe indsigter på bordet. Give per­spektiv og sammenhæng – forbinde brikkerne. Bestyrel­sen forventer, at man som øverste leder på området tager komplekse data og informationer og uddrager det vigtige i forhold til strategi, muligheder og risici.

Vær skarp på hvad der er de absolut vigtigste punkter i præsentationen, og hvilke der kan cuttes af om nødven­digt. Ved at begynde med hovedbudskaberne kan man være mere fleksibel med sin præsentation, hvis bestyrel­sens spørgsmål trækker i en anden retning, end den man selv havde forudset.

5) Hold fokus på dit budskab. Hvordan man præsen­terer sine pointer, har betydning for meget af det kom­munikerede, der bliver samlet op af bestyrelsen. For at få pointerne igennem bør man kommunikere med alminde­ligt talesprog, være engageret og holde øjenkontakt. Over­dreven brug af jargon, direkte oplæsning og manglende øjenkontakt under præsentationen vil aflede opmærk­somhed fra budskabet.

Morten W. Langer