Sådan styrker bestyrelsen beslutningsgrundlaget

Studieture og eksterne foredragsholdere skal dygtiggøre bestyrelsen.

I denne kommentar skriver bestyrelsesformand, advokat N. E. Nielsen om, hvordan han målrettet arbejder på at skabe et bedre beslutningsgrundlag for “sine” bestyrelser ved at afholde bestyrelsesseminarer med eksterne foredragsholdere og tage på studieture med hele bestyrelsen til selskabets vigtigste geografiske markeder. Det tager tid, men er afgørende for at forstå selskabets vigtigste langsigtede udfordringer og udviklingsmuligheder, skriver han.

N.E. Nielsen er tidligere bestyrelsesformand for D/S Torm, Amagerbanken, GPV Industri, Ambu og Mazzanin Kapital, samt bestyrelsesmedlem i bl.a. Satair. I en verden fyldt med forandringer er det væsentligt for virksomhedernes strategidrøftelser, at alle bestyrelsesmedlemmer bliver dybt informeret, og at de ved selvsyn har oplevet realiteterne på de vigtigste markeder, hvor selskabet er aktivt. Det betyder i praksis, at bestyrelsen bør tage på rundrejse og ved selvsyn konstatere, hvordan tingene hænger sammen.

Bestyrelsesarbejdet i mange danske virksomheder har været under hastig forandring de senere år. En lang række regelsæt – særligt for børsnoterede virksomheder – lægger op til en høj grad af formalisering og papirarbejde. Og særligt for internationalt arbejdende virksomheder kan dette være en meget stor belastning.

Inden for disse områder med intern rapportering, risikostyring og regnskabsrapportering gælder det om at afsætte de fornødne ressourcer i en indkøringsfase for at sikre den rigtige implementering. Det skal også sikre en effektiv organisering, der vil kunne nedbringe det fremtidige tidsmæssige omfang og ikke fjerne fokus på det primære i bestyrelsens arbejde: forretningen, dennes udvikling og styring af risici.

Som led i at skabe et bedre grundlag for bestyrelsens og direktionens fælles drøftelser, er det et godt instrument at gøre bestyrelsesmøderne mere temaorienterede. Hermed bliver muligheden for ordentlig forberedelse fra ledelsens side langt bedre, muligheden for fordybelse større, forståelsen af virksomheden bliver bedre. Og de efterfølgende beslutninger langt mere kvalificerede.

Temamøder med foredragsholdere Ved et temamøde falder det også helt naturligt at invitere eksterne personer til at holde indlæg, hvad enten det er egentlige specialister eller, og måske langt bedre, personer, der repræsenterer enten kunder, leverandører eller måske endda andre spillere på virksomhedens markedsområder.

Hvem vil eksempelvis ikke gerne høre en virksomheds største kunde eller hovedleverandør tale om sin opfattelse af virksomheden i forhold til andre på samme marked – både i positiv og negativ henseende. Det kræver nogen gange både mod og overtalelsesevne at gennemføre dette. Men det kan være et væsentligt bidrag til forståelse af virksomheden.

Samtidig er der ofte tale om information, som bestyrelsen alene får gennem oplæg, som direktionen kommer med til bestyrelsen. Ved at trække kilderne eller eksperterne direkte ind i bestyrelseslokalet, får de enkelte bestyrelsesmedlemmer et langt klarere billede af forholdene, samt muligheden for at stille uddybende spørgsmål til eksperten.

En anden måde at få bestyrelsen og direktionen til at have samme referencerammer ved drøftelser om fremtiden, er at besøge primærmarkeder og geografiske områder. Det giver på en anden direkte måde mulighed for at opleve, hvilken udvikling verden gennemgår og dermed de udfordringer, som virksomheder står overfor. Kina-besøg var en “eye-opener”.

Personligt har jeg oplevet, at fælles bestyrelsesture til USA og Fjernøsten med et intensivt lokalt program har været “eye-opener”, hvor drøftelser om markedsstørrelser og muligheder, udflytninger af produktion, og hvor investeringer fremover skal gennemføres, har fået nye dimensioner, efter at alle har oplevet den lokale puls på en direkte måde. Det er tidskrævende og hårdt, men væsentligt for at skabe langsigtet værdi i virksomhederne.