De fire F’er, der får medarbejderne til at præstere bedre

Hvis en virksomhed har succes, har den sandsynligvis skabt gode rammer for medarbejderne. Men hvis disse rammer kan forbedres yderligere – bare lidt – kan succesen bliver endnu større. Konsulenter fra PwC anskueliggør, hvordan topledere hele tiden kan optimere de rammer, medarbejderne skal fungere i.

Cykelsport er moderne i erhvervslivet, og for dem, som ikke bare selv tramper i pedalerne, men også ser de store løb på tv, er der en klar lære at hente: Resultatmæssigt er der en verden til forskel på, om en rytter er 95 procent klar, eller om alt – fysisk, mentalt og organisatorisk – topper, så han er tæt på de 100 procent.

Mange ryttere, som f.eks. danske Jacob Fuglsang, har en begrænset storhedstid, hvor de er motiverede både under træning og løb, og hvor de er på netop det hold, der passer dem bedst. Hvis ikke alt klapper, er de stadig dygtige og talentfulde, men de vinder ikke så meget.

Det samme fænomen findes sandsynligvis i alle andre fag. Kun i meget få sammenhænge er sejre og nederlag så entydige og målbare som i sport. Men det er en fair antagelse, at hvis man kan løfte medarbejdernes præstationer blot nogle få procent, vil det gøre en stor forskel for virksomheden.

PwC beskriver i en artikel på strategy+business , hvordan man kan opnå dette – ikke ved at bruge hverken pisk eller gulerod, men ved at skabe bedre rammer at præstere i. Forfatterne anskueliggør deres synspunkt ved at tale om fire F’er – Form, Flow, Følelse og Funktion.

Formen: Vær tydelig med små og store budskaber.
Enhver virksomhed har sit eget bureaukrati, og det er ikke altid nemt at forstå for medarbejderne. Et eksempel fra forfatternes eget konsulentarbejde er en stor forbrugsvarekoncern, hvor de enkelte afdelinger kan lave hjemmesider for de specifikke produkter, de arbejder med.

Men disse hjemmesider skal naturligvis godkendes centralt, og da den centrale funktion hertil tjekkede det, lå der flere hundrede hjemmesider, som medarbejdere var gået i gang med at lave, men som de havde opgivet at få færdige, fordi de var faret vild i de mange krav, det involverede. Den digitale verden indeholder mange mere hverdagsagtige faldgruber af samme art. Hvis det kræver for mange klik at udføre en simpel funktion, eller hvis en mail fra ledelsen er for lang i spyttet, vil medarbejderne tendere mod at bruge tiden på noget andet.

Flow: Hold det i bevægelse. Digitale redskaber gør det til gengæld nemmere at opfylde et andet – ofte uudtalt – ønske hos medarbejderne: Nemlig at vide, hvordan det går med det, de arbejder med. Tænk på noget så simpelt som et integrationsprogram for nye medarbejdere.

I gamle dage skulle de typisk deltage i nogle møder og læse nogle papirer, og det var i bund og grund kedeligt. Det er det måske stadig, men i dag, hvor informationerne kommer digitalt, er det nemmere at anskueliggøre over for medarbejderne, hvor langt de er nået, og hvilke fordele det indebærer. Når hverdagen melder sig, vil medarbejderen typisk sidde med en meget lille del af virksomhedens aktivitet, og f.eks. ingeniøren, der udvikler en ny løsning, vil ikke nødvendigvis kunne se, om den bliver brugt, og i givet fald hvordan. Også denne information er nemmere at få ud til medarbejderen nu.

Følelse: Gør det behageligt. Der er altså en klar værdi i, at informationer er tydelige, og at der kommer feedback på de impulser, den enkelte medarbejder sender ud i systemet. Men det er også en kvalitet, at det helt basalt er behageligt at kommunikere.

Her er der nemme point at hente for virksomhederne, for meget af det er dybest set meget banalt: Man kan sætte professionelle til at sørge for, at informationsmateriale er i øjenhøjde med medarbejderne – at sproget er ”normalt” og med så få indforståede fagtermer og klichéer som muligt. Og man kan sørge for, at stemmen i en præsentationsvideo er behagelig. I nogle sammenhænge kan det også være relevant at bruge virkemidler, som medarbejderne kender fra tv eller computerspil.

Funktion: Husk formålet. Alverdens gode kommunikation må dog ikke skygge for, at de redskaber, som medarbejderne anvender i dagligdagen, først og fremmest skal opfylde deres behov. Og der kan være flere behov, man skal spænde over. Det kan f.eks. være, at medarbejderne foretrækker, eller er nødt til, at tilgå it-systemer fra forskellige typer af platforme, og så nytter det ikke, at det hele fungerer fint på kontorfolkets pc’er, mens sælgere og servicefolk ude i markedet kæmper for også at få det til at fungere på deres smartphone.

Sten Thorup Kristensen