Fire veje til at få merværdi af digitale møder

Tiden for lockdowns er formentligt ved at rinde ud, og dermed er det heller ikke længere nødvendigt at erstatte fysiske møder med digitale. Men nu, hvor folk har lært at begå sig i de sidste, vil der være en efterspørgsel efter at fortsætte med dem i visse sammenhænge. Ledere bør derfor være opmærksomme på, at selvom det digitale møde har sine begrænsninger, giver det også en række fordele og nye muligheder.

Her er en helt u-underbygget iagttagelse: Entusiasmen omkring hjemmearbejde og møder via Zoom, Skype og så videre, er ikke så stor, som den har været. Under første bølge af lockdowns var der bred overraskelse over, at det overhovedet kunne lade sig gøre, og medarbejdere så for sig, at de også efter coronaen kunne spare timers transport hver dag, og virksomhederne at de kunne spare husleje.

Men efterhånden har man også set ulemperne. Det digitale møde mangler bl.a. en stor del af den tomgang, som umiddelbart virker som spild af tid, men hvorunder kreative idéer opstår. Og en ting er, at rutinerede medarbejdere kan skifte til online-møder – noget andet hvad der sker, når man skal integrere nye medarbejdere i staben.

Men der er næppe nogen tvivl om, at de digitale møder vil forblive almindelige i nogle sammenhænge. Her må ledelsen ikke bare affinde sig med ulemperne, men også aktivt udnytte de fordele, der er ved at mødes via hver sin skærm. Konsulenthuset Bain & Company peger i en artikel på sin hjemmeside på fire sådanne fordele:

Deltagerne kan holdes til ilden. Man mødes, begejstres, aftaler nogle ting – og så sker der intet som helst, og ved næste møde har man mere eller mindre glemt idéen, så man kan begynde forfra. Dette fænomen kender de fleste. Umiddelbart er risikoen for, at det sker, bare endnu større, hvis mødet foregår digitalt. En del af funktionen ved tomgangen med løs snak og socialisering er, at deltagerne smider en større indsats ind, og de giver måske endda helt bogstavelig hånd på det, de aftaler.

Men mødelederen i den digitale verden kan gøre ulempen til en fordel. Det, som man ofte vil gøre ved et fysisk møde for at undgå, at processen går i stå, er at give hinanden ”lektier” for. Man aftaler, hvem der skal gøre hvad inden næste møde. Når processen foregår digitalt, er man ikke på samme måde bundet op på møder, der foregår med mellemrum på uger, eller måske endda måneder. Man kan bedre aftaler fikspunkter hen ad vejen, og mindre grupper kan mødes i mellemtiden for at få praktiske problemer løst.

Man kan få de rigtige med. En ting, som ofte begrænser værdien af mødet i den virkelige verden, er, at vigtige personer ikke kan deltage. De sidder måske langt væk, og de må prioritere deres tid, så de ikke bruger for lang tid på transport. Der kan også være en helt lavpraktisk begrænsning i henseende til, hvor mange der kan sidde omkring et mødebord. Personer, der af den eller anden grund er fraværende fra mødet, går glip af både begejstring og detaljer, og de forstår måske heller ikke, hvad der forventes af dem. Men disse ulemper er nulstillet, når mødet foregår online. Her kan alle deltage, uanset hvor de sidder i verden. Det digitale møde bliver forvirrende, hvis for mange skal deltage aktivt. Men der er ubegrænsede muligheder i henseende til, hvor mange der kan deltage passivt.

Man kan neutralisere de dominerende. Gennem alle fordelene ved den sociale interaktion under et møde i den virkelige verden, har denne også en solid ulempe: Den favoriserer dem, som er bedst til at begå sig socialt, og det kan være på bekostning af dem, som sagligt set har de mest relevante input, eller som det bare er vigtigt at høre. Eller sagt mere direkte: På det fysiske møde kan nogle deltagere dominere og tromle de andre, uanset om det er forsætligt eller ej.

På det digitale møde er det sværere at overhøre alle stemmer. Her kan alle tydeligt markere det, hvis de ønsker at sige noget. Hvortil kommer, at tolerancen med den dominerede person er mindre i et digitalt forum end live, hvor man måske kan finde noget underholdning og hygge i situationen.

Tidens gave: Engang imellem bliver det sagt lidt højstemt, at tid er det største gode, og den største ressource, i en rig verden. Man ønsker at være effektiv i sin karriere, og ikke mindst ønsker man fritid til at udnytte al sin velstand. På det punkt kommer det digitale møde som kaldet. Der har udviklet sig en fælles forventning om, at når der indkaldes til et møde online, er det for at få løst helt konkrete og veldefinerede problemer. Det går ud over det sociale samvær, men det sparer også deltagerne for meget af den eftertragtede tid.

Sten Thorup Kristensen