Guide: Sådan administrerer du din tid bedre

Tid. Den mest værdifulde ressource vi har. Hvornår er det værd at bruge vores tid på noget? Hvornår spilder vi vores tid? Disse spørgsmål har altid været i fokus – og i dag, med et samfund, der ændrer sig hurtigere end nogensinde før, er de stadig højrelevante. Har­vard Business School kommer her med tre grundlæg­gende strategier til at få mest ud af dit arbejdsliv.

En af de mest bemærkelses­værdige ændringer i vores ar­bejdsmønstre kom med COVID-19-pandemien, som gjor­de hjemmearbejde til en ny normal.

Det skabte større fleksibilitet i vores daglige liv, men det udviskede også grænserne mellem det private og det professionelle. Tre medlemmer af Harvard Business School fakultetet giver her deres indsigter i, hvordan vi bedst muligt administrerer vores tid.

1. Overvej, hvor du arbejder, ikke kun hvornår. Pandemien har medført mange ændringer med hensyn til, hvordan tid administreres helt praktisk – nogle positi­ve, andre negative. Det har nemlig ikke kun betydning for én selv, om man arbejder hjemme eller på selve kontoret. Det påvirker også kolleger. Medarbejderes individuelle resultater, såsom egen læring, produktivitet og trivsel, på­virkes i betydelig grad af, hvor deres kolleger vælger at arbejde, ikke blot af, hvor de selv arbejder.

Der er klare fordele ved at være på kontoret, når ens team også befinder sig der. Ansigt-til-ansigt-interaktionen fremmer samarbejde og idéudveksling. Samtidig er der omkostninger ved at arbejde ‘remote’, når ens kollegaer er til stede på kontoret. Det kan føre til, at man går glip af vigtige diskussioner, beslutningsprocesser og den ufor­melle viden, der ofte udveksles i de fysiske omgivelser.

For at opnå en effektiv balance bør man være enige om, hvornår man er på kontoret, og hvornår man arbej­der hjemmefra. Alle medarbejdere bør være bevidste om, hvilke af deres kolleger, der kan blive påvirket af deres fysiske fravær og tage det med i betragtning, når de be­slutter, hvor de vil arbejde.

2. Reducér møder. En anden måde, hvorpå pande­mien har ændret vores arbejdsliv, er stigningen i tidskræ­vende, uproduktive møder. Både mødernes varighed og antallet af møder er steget betydeligt, og det har desværre haft negative konsekvenser for trivsel på arbejdspladsen og generel jobtilfredshed.

Mange medarbejdere føler sig demotiverede af møder, de opfatter som meningsløse og ligegyldige. Men der er heldigvis måder at takle dette problem på. Forskning har vist, at korte pauser mellem obligatoriske møder kan have en positiv effekt.

En anden løsning er at indføre hele mødefri dage i lø­bet af ugen. Det giver medarbejderne mulighed for at fo­kusere på opgaver uden afbrydelser af møder.

I forhold til mødestrukturen bør de ideelt set være kor­te, helst på 25 minutter eller mindre. Dette tvinger deltager­ne til at fokusere på det væsentligste og undgå tidsspilde. Desuden bør møderne have et begrænset antal deltagere, helst syv personer eller færre. Dette sikrer, at alle mødedel­tagere er engagerede og aktivt deltager i drøftelserne.

Kort sagt bør man reducere antallet og varigheden af møder. Det er en af de mest effektive måder at få mere ud af arbejdstiden. Det forbedrer ikke kun produktiviteten, men også jobtilfredshed og trivsel.

3. Tag orlov. Pandemien medbragte en påtvungen pause fra den hverdag de fleste mennesker var vant til. Et afbræk fra de fastgroede rutiner. En sådan pause fra ens normale livsstil giver en sjælden mulighed for at stoppe op og få lidt perspektiv på, hvordan man bruger sin tid.

Det er nemlig det, orlov kan: tid til fordybelse, reflek­sion – tage livet op til revurdering. Måske er det at tage orlov netop det smarteste træk, for at finde ud af om man udnytter tiden bedst muligt. Forskning viser tre ting:

For det første har pandemien afsløret, at vores ar­bejdsliv er mere fleksibelt, end vi går og tror. Den viste, at vi er ekstremt tilpasningsdygtige over for eksterne om­stændigheder. Derfor er det op til os selv at bruge denne viden og skabe det arbejdsliv, vi drømmer om.

For det andet er en ændring i de fysiske omgivelser enormt kraftfuld og kan bidrage til positive personlige og arbejdsrelaterede resultater. At ændre omgivelserne kan bryde gamle vaner, skabe ny inspiration og fornyet energi.

For det tredje er varighed afgørende. Det tager tid at frakoble sig sin arbejdsidentitet. Forskningen viser, at det kan tage seks til otte uger, før man er i stand til at frigøre sig fra sin daglige rutine og arbejdsidentitet.

MAL