Ligestilling i bestyrelsen – i teori og praksis

Alle medlemmer af det øverste ledelsesorgan har samme retstilling.

Denne ligestilling omfatter både rettigheder og pligter, bl.a. beføjelsen til at kræve oplysninger om selskabet, pligten til at deltage i arbejdet, reglen om at iagttage tavshedspligt, retten til at stemme og kravet på honorar. Udgangspunktet er således klart, skriver juridisk konsulent Jesper Kragh-Stetting fra CO-industri og partner, advokat Martin Lavesen, DLA Piper Advokatfirma i dette indlæg om medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmers deltagelse i bestyrelsesarbejdet, herunder problemstillingen med formøder.

Medarbejderrepræsentanter skal deltage i bestyrelsesarbejdet på lige fod med generalforsamlings-valgte medlemmer. Der eksisterer da heller ikke indskrænkninger i medarbejderrepræsentanters strafferetlige eller erstatningsretlige ansvar. Uagtet, at det måske kan være svært for medarbejderrepræsentanter at skaffe sig et overblik over selskabets forhold, så påhviler denne forpligtelse medarbejderrepræsentanterne. Hvis en medarbejderrepræsentant ikke kan leve op hertil, så må vedkommende undlade at kandidere til/udtræde af bestyrelsen.

Medarbejderrepræsentanterne har ikke nogen særlig forpligtelse til at sikre medarbejdernes interesser, men skal varetage selskabets interesser. I praksis fremstår dette – og ligestillingen generelt – ikke altid klart for alle interessenter, særligt i relation til temaer såsom information, inddragelse og indflydelse.

Bestyrelsen kan sætte sig ind i hvilken som helst sag og kan træffe afgørelse i alle sager. Såfremt der er uenighed om, hvordan der skal forholdes i en konkret sag, finder selskabsloven, selskabets vedtægter og bestyrelsens forretningsorden anvendelse, hvorfor disse bør kendes af alle bestyrelsesmedlemmer.

Den information og det materiale, som bestyrelsesmedlemmerne modtager, skal være relevant og pålideligt. Godt materiale gør det lettere at træffe gode beslutninger. I visse selskaber udleveres alt for meget materiale, hvilket ødelægger overblikket, og i andre udleveres nærmest intet materiale.

Det påhviler bestyrelsen at fastlægge rammerne for, hvilken information bestyrelsen ønsker tilvejebragt, og i hvilken form denne skal leveres. Alle bestyrelsesmedlemmer har krav på at modtage samme information, således at alle har samme beslutningsgrundlag, idet informationen ofte er fortrolig. Denne informationsret skal ses i lyset af, at bestyrelsen – ud over at varetage den overordnede og strategiske ledelse – skal sikre en forsvarlig organisation af selskabets virksomhed. Bestyrelsen skal bl.a. påse, at bogføringen er tilfredsstillende, og at der sker fornøden rapportering om finansielle forhold.

En del medarbejderrepræsentanter har jævnligt oplevelsen af, at bestyrelsen – eller i hvert fald de selv – ikke bliver informeret godt nok til at kunne træffe de ”rigtige” beslutninger for selskabet. Medarbejderrepræsentanterne må i sådanne tilfælde ikke lade sig spise af med utilstrækkelig information fra direktionen. Medarbejderrepræsentanterne bør derimod konkret efterspørge et ordentligt skriftligt beslutningsgrundlag udarbejdet af direktionen og bør anmode om, at beslutningen udskydes til, at materialet er blevet gennemgået i fred og ro. I modsat fald eksponerer hele bestyrelsen sig for et erstatningsansvar. Bestyrelsesmødet er det centrale element i bestyrelsesarbejdet, og der skal afholdes bestyrelsesmøde, når det er nødvendigt. Bestyrelsen må ikke træffe beslutning om et givet emne, uden – så vidt muligt – samtlige medlemmer på lige fod har haft adgang til at deltage i sagens behandling.

Bestyrelsen kan dog bemyndige et udvalg med en begrænset kompetence til at træffe afgørelse i enkelte sager eller særlige typer af sager. En vidtgående generel delegation af kompetence er derimod uforenelig med karakteren af bestyrelseshvervet.

Reglerne er klare, men desuagtet oplever mange medarbejderrepræsentanter, at der sker en ”omgåelse”, idet de generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer afholder formøder forud for bestyrelsesmødet og kommer til en enighed på disse formøder, hvorved bestyrelsesmødet kan få en ”pro-forma” karakter. Der er ikke noget til hinder for, at der foretages uformelle sonderinger udenfor bestyrelseslokalet. Men såfremt sonderingerne reelt udgør de drøftelser, som bør ske på bestyrelsesmødet, mister medarbejderrepræsentanterne muligheden for at udøve indflydelse på beslutningen, hvilket strider mod reglerne.

I sådanne tilfælde skal medarbejderrepræsentanterne råbe vagt i gevær ved at rette henvendelse til formanden for bestyrelsen. Det bør da fremhæves, at et af hensynene bag reglerne om medarbejderrepræsentation er formidling af medarbejdernes synspunkter, således at disse indgår i beslutningsgrundlaget. En forud koordineret indsats fra de generalforsamlingsvalgte medlemmer må ikke blive en ”sovepude” for medarbejderrepræsentanterne. En eftergivende og passiv holdning kan medføre et erstatningsansvar, og om nødvendigt må muligheden for at få indført en bemærkning i protokollen udnyttes.

Rollefordelingen mellem direktion og medarbejdervalgte, som også er ansatte, giver en ”krydsrelation” mellem direktør og medarbejderrepræsentanter, og der opstår typisk et særligt forhold mellem disse parter. Oftest er relationen god, og medarbejderrepræsentanterne orienterer direkte om forhold, der kan have indflydelse på kommende ledelsesbeslutninger. Det er ikke usædvanligt, at direktøren, og eventuelt formanden, med faste intervaller holder kontaktmøder med medarbejderrepræsentanterne.

Omvendt konstateres det også fra tid til anden, at direktionen chikanerer medarbejderrepræsentanterne. Dette er nogle gange alene grundet almindelig irritation over ordningen med medarbejderrepræsentation. En sådan opførsel er ikke acceptabel, og forholdet bør snarest bringes op i bestyrelsen.

En særskilt udfordring er, at mange medarbejderrepræsentanter finder det vanskeligt at tale frit og åbent i bestyrelsen, da der skal tages hensyn til direktøren. Dette gælder særligt, hvis direktøren samtidig er ejer, og uagtet at medarbejderrepræsentanterne er beskyttet i ansættelsen.

Medarbejderrepræsentanterne er da nødsaget til at være opgaven voksen og iklæde sig bestyrelseskapperne. Dette betyder, at medarbejderrepræsentanterne skal sikre, at der sker den nødvendige kontrol og ikke blot må lade stå til overfor den ”stærke” direktør. Dette følger nemlig også af princippet om ligestilling.