Guide: Sådan sikres et effektivt bestyrelsesarbejde

Hvordan sikrer bestyrelsesformanden, at bestyrelsen arbejder mest effektivt? Ifølge konsulenthuset Egon Zehnder gælder det om at tage fat i alle processer, både før, under og efter bestyrelsesmødet. De anbefaler seks veje til at få det optimale ud af bestyrelsesarbejdet.

1. Planlægning af bestyrelsesmøder.Hvor hyppigt bør bestyrelser mødes i løbet af et år? Det er ikke så ligetil, som det før har været. En stadigt hyppigere måde at gøre det på er at holde et mindre antal meget lange møder. Det vil typisk være heldagsmøder. Men når dagen er for lang og intens, bliver man træt. Man begynder at zone ud og får ikke stillet de relevante spørgsmål og taget de nødvendige diskussioner. Det kan altså let blive ineffektivt.

I stedet kan man planlægge halvdagsmøder eller endnu kortere møder, hvor man fokuserer på specifikke emner og derved begrænser antallet af heldagsmøder.

Det er også blevet en hel del nemmere at planlægge hyppigere kortere møder, da muligheden for at gøre det online er mere anvendt end tidligere. Det kan især være relevant, hvis man har et helt specifikt emne på dagsordenen, der skal tages stilling til med kort tidsfrist. Man bør altså ikke begrænse sig til at have lange kvartalsvise bestyrelsesmøder, når man nu har muligheden for at tage lidt kortere møder lidt oftere.

2. Udarbejdelse af agenda.Inden hvert bestyrelsesmøde bør udarbejdes en dagsorden. Bestyrelsesformanden bør indhente input til, hvad der skal på den agenda. Hvad rør sig, hvad er relevant, hvad skal prioriteres? Input kan komme fra andre bestyrelsesmedlemmer. Men også fra ledende medarbejdere eller aktionærer.

Det er vigtigt at udarbejde en balanceret dagsorden, hvor der skal sættes tilstrækkelig tid af til de forskellige emner. Hvis man skal skynde sig igennem en tjekliste og ikke når at komme ordentlig rundt om emnerne, nytter det alligevel ikke noget. Man bør også tage højde for spørgsmål og give plads til, at diskussionerne kan udvikle sig.

3. Hold udvalgsdebatter i de relevante udvalg. Tillid mellem bestyrelsesmedlemmerne er afgørende. I større virksomheder med bestyrelsesudvalg skal den samlede bestyrelse respektere de beslutninger, der indstilles fra de enkelte udvalg, som typisk består af medlemmer med særlige kompetencer. Af den grund bør man stole på de beslutninger, der bliver taget i de forskellige komitéer. Der bør ikke bruges tid på at diskutere dem nærmere ved bestyrelsesmøderne. Det er kort sagt spild af tid.

4. Forberedelse af materiale.For at kunne holde det mest effektive bestyrelsesmøde bør bestyrelsen klædes på med relevant information, og det skal ske før mødet. Alle bør have de påkrævede dokumenter i hænde mindst en uge før mødet. Ligeledes bør det enkelte bestyrelsesmedlem privat afsætte tid til at læse materialet igennem og forberede relevante spørgsmål.

Materialet til bestyrelsesmøderne skal også være komprimeret og tygget igennem. Direktionen bør udarbejde sammenfatninger af de mest relevante pointer og nedkoge de mere komplekse emner, så det centrale er fremhævet. Men det uddybende materiale bør også være vedhæftet, så bestyrelsesmedlemmerne selv kan bestemme, hvor meget i dybden, de har lyst til at gå.

5. Mødereferat.Man skal ikke underkende betydningen af et præcist mødereferat. Det skal tages seriøst og laves omhyggeligt og med præcision. Referatet skal fange mødets samlede essens, men også selve ordene og idéerne fra de forskellige bestyrelsesmedlemmer.

Referatet skal så vidt muligt beskrive, hvordan bestyrelsen kom frem til en beslutning, samt dokumentere eventuelle uenigheder i den proces. Hvis referatet er fyldestgørende, bør man være i stand til at forstå, hvad der er foregået, selvom man ikke selv var til stede. Bestyrelsesmedlemmer får typisk tilsendt et udkast til referat efter mødet. Her bør de omhyggeligt læse det igennem og kommentere, hvis de føler, noget er udeladt eller misforstået.

6. Den nødvendige administrative infrastruktur. Så hvordan sørger man for, at alle disse processer bliver håndhævet? Hvem er ansvarlig? Kort sagt, hvordan får man det til at ske?

Det kræver flere personer med forskellige ansvarsområder. En meget klar form for infrastruktur, som skal opbygges af medarbejdere med erfaring indenfor det lovgivningsmæssige og sekretariatet. En struktureret proces er nødvendig. Overordnet er det formanden, sammen med CEO’en, som skal sikre rapporteringsstrukturen.

MAL