Årshjulet: Det gode møde og formandens rolle

Bestyrelsen er en helhed – et team. Med individuelle kompetencer, men hvor det er det samlede resultat, som tæller. Bestyrelsen arbejder gennem sine møder, og mødernes forberedelse og gennemførelse vil sammen med bestyrelsens samlede kompetencer være de elementer, som skaber den samlede effektivitet. Afgørende for en given bestyrelses resultater vil være:

• Årsplanen, der sikrer, at de relevante emner bliver behandlet i årets løb
• Forretningsplanen, som er bestyrelsens ”ruteplan” for fremtiden
• En rapportering, som giver bestyrelsen et relevant og pålideligt beslutningsgrundlag
• Materiale, som udsendes før bestyrelsesmøderne, der sikrer velforberedte medlemmer
• Dagsordenen for bestyrelsesmødet, som sikrer det rigtige forløb og tidsdisponering
• Bestyrelsesformandens ledelse af mødet, således at tiden anvendes effektivt.

Forretningsplanen og rapporteringen vil blive behandlet i senere artikler.

Det gode møde

Der er ingen gylden regel for antallet af bestyrelsesmøder, eller hvor lang tid et møde må vare. Bestyrelsen skal gøre sit arbejde under de omstændigheder, som virksomheden befinder sig i. Men som nævnt er mødernes effektivitet afgørende. Forudsætningerne for det gode – og dermed effektive møde – sammensætter sig af:

• Det har sammenhæng med planen – årshjulet
• Dagsordenen er sammensat så de enkelte punkter får den opmærksomhed og tid, som de fortjener. Det vil være hensigtsmæssigt at arbejde med en standarddagsorden
  som en del af bestyrelsens forretningsorden
• Materialet som bestyrelsen har modtaget er tilpasset arbejdet i bestyrelsen

1. Det er udsendt i så god tid, at medlemmerne har en reel mulighed for at sætte sig grundigt ind i indholdet
2. Det har et afpasset omfang, så det giver de væsentlige oplysninger uden unødige detaljer

• Formandens ledelse af mødet er effektivt – se nedenfor
• Referatet af mødet kommer indenfor få dage – maks. en uge – efter mødet og med klare aftaler om, hvem der gør hvad og med tidsfrister.

Formandens rolle

Kvaliteten af formanden er afgørende for en bestyrelses effektivitet. Formandens opgaver kan variere fra selskab til selskab, og det er en god idé, at der er klare aftaler om disse opgaver i forhold til den daglige ledelse. Grænsen mellem bestyrelse og direktion kan ikke fastlægges generelt, men afhænger af de konkrete forhold og tilstedeværende kompetencer. Overordnet er dette formandens opgaver:

• Planlægning af bestyrelsens arbejde og fordeling af opgaverne på året. Herunder sikring af at forretningsordenen afspejler opgaverne, og at de har fundet deres rigtige plads i årshjulet. Planlægningen sker i tæt samarbejde med den daglige ledelse.
• Kontakt til den daglige ledelse. Det er hensigtsmæssigt, hvis bestyrelsens kontakt til direktionen går gennem formanden. Det skal ikke nødvendigvis være forbudt for andre at henvende sig til direktionen, men der må ikke opstå tvivl om bestyrelsens samlede holdning.
• Relevant materiale til bestyrelsesmøderne
• Styring af bestyrelsesmøderne herunder:
  1. At dagsordenen tidsmæssigt overholdes, så de sidste punkter også får den nødvendige behandling.
  2. Sikre at alle kommer til orde – og at ikke nogle få dominerer
  3. Klar konklusion
  4. Referat og opfølgning
• Tage initiativ til vurdering af bestyrelsens kompetencebehov og sammensætning. Ved at være opmærksom på ovenstående kan bestyrelsen tage fat på arbejdet for det nye år.

Ejerlederens ti bud

Følgende ti gode råd er udarbejdet til ejerlederen, der ved, han er den bedste til at drive sin virksomhed. Men forandringer i omverden skaber krav om fornyelse. Den, der har skabt en blomstrende virksomhed, vil oftest være i stand til også at gøre fornyelsen med. Men ikke altid uden hjælp.

• Pas på, at hverdagens problemer ikke skygger for overblikket og strategien
• Når virksomheden vokser, bliver der behov for en mere formel organisation (og måske en bestyrelse)
• Hav respekt for andres meninger – ellers ender man med at være omgivet af ja-sigere
• Uddelegér – giv kompetence og ansvar
• Lav en liste over de væsentligste risici (maks. 5), og hvordan de er sikret/afdækket
• Sørg for at måle (og rapportere) det, der er vigtigt for de forretningsmæssige resultater
• Hav en plan for fremtiden – for såvel det ledelsesmæssige som det økonomiske generationsskifte
• Vær opmærksom på ændringer i omverdenen, der giver ændringer i forretningsgrundlaget
• Hav respekt for lovgivning og regler
• En god økonomi giver frihed til at handle