Sundhedstjek på bestyrelsesarbejdet

Børsnoterede selskaber må til stadighed forholde sig til anbefalinger om god selskabsledelse, især fordi der i en årrække nu har været et følg eller forklar krav. Det gør det samtidig oplagt for de mindre, mellemstore og store ikke-børsnoterede selskaber også at gennemføre et sundhedstjek på bestyrelsesarbejdet, bestyrelsens arbejdsprocesser og sammensætning.

I anbefalingerne fra Københavns Fondsbørs er der nemlig en række gode konkrete forslag, som langt hen af vejen er sund fornuft for enhver bestyrelse, altså også ikke børsnoterede selskaber.

Vi vil i det følgende gennemgå en række af de anbefalinger, som handler om bestyrelsens arbejdsprocesser – men her omskrevet til en ”light”-udgave for mindre og mellemstore selskaber.

Punkterne kan være velegnede som inspiration til at drøfte bestyrelsens aktuelle måde at tilrettelægge arbejdet på, og om der er behov for nytænkning:

• Også i ejerledede virksomheder bør der være uafhængige bestyrelsesmedlemmer med tilstrækkelig integritet til at give ejerlederen og bestyrelsesformanden et konstruktivt modspil. Uden kvalificeret debat om strategi og større investeringer kan bestyrelsen ikke bidrage med meget.

• Har bestyrelsen taget stilling til om ledelsesressourcerne anvendes rigtigt – altså på de forretninger og produkter, hvor den fremtidige indtjening ligger og ikke på problemområderne, som der måske ikke er fremtid i. Skal der sælges eller lukkes aktiviteter.

• Består bestyrelsen af de forskellige funktionelle kompetencer, som virksomheden har brug for og som kan supplere ejerlederens egne kompetencer og støtte op om de områder, hvor direktionen måske mangler noget. Kan bestyrelsen give direktionen et kvalificeret modspil, eksempelvis ved at have 1-2 personer med branchekompetencer.

• Er der en incitamentsordning for direktion og ledende medarbejdere, som fremmer de målsætninger, som bestyrelsen lægger vægt på. Har bestyrelsen drøftet dette indgående, eller har man blot nikket til direktionens eget oplæg, som ikke er baseret på en dyberegående drøftelse i bestyrelsen.

• Har bestyrelsen drøftet, hvad der skal ske, hvis ejerlederen eller den dominerede adm. direktør bliver kørt over eller langtidssyg. Er der kørt personer i stilling, som kan tage over og ligger der en plan for et ledelsesskifte, hvis den adm. direktør får nyt job.

• Har bestyrelsen sikret, at der automatisk sker en vis udskiftning i bestyrelsen, så der engang imellem kommer nyt blod og ny inspiration ind i bestyrelsen. Sikres en bred søgeproces, når der skal findes nye medlemmer til bestyrelsen. Første skridt bør være udarbejdelse af en kompetenceprofil på netop den person, man har brug for. Først i anden række bør konkrete personer drøftes, da de nødvendige faglige kompetencer ellers kommer i anden række. Vigtigt er det også at sikre, at de valgte personer rent faktisk har tid til at passe deres bestyrelsesjob. Det bør være så tilstrækkeligt vellønnet, at man kan forvente af medlemmerne, at de løbende holder sig orienteret om selskabets udvikling, samt dens omverdensforhold.

• Har bestyrelsen fokus på strategiske og forretningsmæssige risici. Eller med andre ord: På hvilke områder er der særlig stor risiko for, at virksomheden pludselig taber konkurrencekraft, eksempelvis på grund af få leverandører eller få storkunder, afhængighed af råvarer eller kernemedarbejdere. Hvordan kan nogle af disse risici reduceres.

• Har bestyrelsen taget stilling til, hvordan man ønsker at virksomheden opfattes af omgivelserne, d.v.s. medarbejdere, kunder, leverandører og det omgivende samfund. Anvendes ekstern kommunikation målrettet til at fortælle om virksomheden, eksempelvis gennem årsregnskabet eller på hjemmesiden, og hvilke værdier virksomheden har, herunder holdninger til medarbejderleje, kundebetjening og socialt ansvar.

• Inddrages de medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer i tilstrækkeligt omfang reelt i bestyrelsesarbejdet. Bliver der lyttet til dem, eller sidder de bare til pynt. Er der behov for efteruddannelse af de medarbejdervalgte (og også af de eksterne) bestyrelsesmedlemmer. Er der et løbende undervisningsprogram i bestyrelsen omkring selskabets marked, branchetendenser og produkter.