Selv en nok så kompetent bestyrelse har kun ringe effekt, hvis samarbejdet med den daglige ledelse og den adm. direktør ikke virker. Konsulenthuset Russel Reynolds Associates har identificeret 25 nøglepunkter for at få dette samarbejde til at fungere – delt op på opgaver for bestyrelsesformand, menige bestyrelsesmedlemmer og den adm. direktør, som vi her bringer en gennemgang af.
Det påpeges, at Russel Reynolds Associates har en holdning om kollektivets funktion i forbindelse med bestyrelsesarbejde, som andre konsulenter advarer imod. Det gælder særligt i de anbefalinger, der handler om at opbygge personlige relationer mellem direktionsmedlemmer og menige bestyrelsesmedlemmer. Her er der en anden skole, som tværtimod mener, at det er vigtigt at holde kommandovejen. Men det kan naturligvis også variere med kultur og tradition i det enkelte selskab.
Fælles opgaver:
• Alle forpligter sig til at arbejde for virksomhedens bedste.
• Opbyg tætte relationer – men samtidig sådan, at uafhængigheden ikke bliver sat over styr. Personlige venskaber skal ikke stå i vejen for at løse problemerne den dag, hvor en af parterne måtte svigte sit ansvar.
• Afstem forventningerne – hver især må give udtryk for såvel sine målsætninger som ressourcer, og siden overholde de løfter og aftaler, man har indgået.
• Afstem rollerne – det skal stå klart, hvilke opgaver hver især har og ikke har, og dermed også hvad man kan og vil forvente af hinanden.
• Kom til arbejdet med ydmyghed – det er en del af professionalismen, at man erkender sine svagheder og begrænsninger, og man ikke er bange for at få sine ideer og synspunkter afprøvet gennem kritiske spørgsmål.
• Læg vægt på ærlighed, tillid, gennemsigtighed og respekt. Vær også opmærksomhed på at modtage andres ideer og synspunkter på en måde, så de kan vise samme adfærd.
Bestyrelsesformandens opgaver:
• Udfyld rollen som rådgiver og mentor for den adm. direktør – ikke blot om strategien, men også om, hvordan den skal føres ud i livet i hverdagen. Den adm. direktør skal have nem adgang til bestyrelsesformanden.
• Stil skarpe spørgsmål til den adm. direktør – også når det kræver mod.
• Vis handlekraft, når den adm. direktør ikke lever op til det ansvar, han er blevet betroet. Bestyrelsesformanden skal være parat til at få snavs på hænderne.
• Hold balancen i spørgsmål om den adm. direktørs efterfølger og selskabets strategi. På det første område har bestyrelsesformanden ansvaret, og må derfor også i nogle tilfælde have en holdning til strategien – men uden at anfægte den adm. direktørs kompetence på dette felt.
• Vis tilstedeværelse og engagement i spørgsmål af stor betydning for virksomheden – også selv om de ikke kræver nogen egentlig beslutning fra bestyrelsen eller dens formand.
• Opbyg professionelle relationer til nøglepersoner i ledelsen.
• Vær altid tilgængelig for topledelsen, og kommuniker åbent, gennemskueligt og proaktivt.
De menige bestyrelsesmedlemmers opgaver:
• Vær bestyrelsesformandens rådgiver om strategien og dens udførelse. Ligesom bestyrelsesformanden skal være tilgængelig for den adm. direktør, skal de menige bestyrelsesmedlemmer være tilgængelige for bestyrelsesformanden.
• Stil bestyrelsesformanden kritiske og svære spørgsmål om strategien.
• Reager ved tegn på, at bestyrelsesformand eller adm. direktør ikke overholder sine forpligtelser.
• Stå sammen med bestyrelsesformanden om at vise engagement i forhold til virksomhedens aktiviteter.
Den adm. direktørs opgaver:
• Opbyg uformelle relationer til bestyrelsesmøderne – ikke kun på bestyrelsesmøderne, men også ved andre arrangementer og eventuelt på tomandshånd.
• Kommuniker åbent og proaktivt over for bestyrelsen, der ikke skal opleve at blive overrasket over begivenheder, der for længst er indtruffet.
• Søg hvert enkelt bestyrelsesmedlems rådgivning om strategien, således at eventuel uenighed om strategiske spørgsmål ikke kommer som en overraskelse, når disse formelt bliver fremlagt på et bestyrelsesmøde.
• Introducer øvrige medlemmer af topledelsen for bestyrelsen, og tilskynd disse direktører til at søge bestyrelsesmedlemmernes rådgivning, hvor det måtte være relevant. Denne opgave er bl.a. vigtig, for at bestyrelsen kan leve op til sin pligt til at holde en plan i tilfælde af din fratræden.
• Accepter fuldt ud tanken om, at bestyrelsen er uafhængig – også af dig. Medvirk til at skabe et godt samarbejde uden fraktioner i bestyrelsen.
• Vær på en gang fleksibel og klar i dine synspunkter. Tillad bestyrelsesmedlemmerne at stille kritiske spørgsmål til dine forudsætninger, og gør det samme over for dem.
• Undgå at politisere i bestyrelseslokalet, og værdsæt det i stedet, når bestyrelsesmedlemmer har evner, du ikke selv besidder. Forskellige tilgange blandt medlemmerne i bestyrelse og direktion er ikke en svaghed, men en styrke på holdet.