En guide til godt bestyrelsesarbejde.
Vi bragte i en tidligere artikel “Sådan arbejder det effektive bestyrelsesmedlem 1/” første del af en guide om godt bestyrelsesarbejde, som Harvey L. Pitt, tidligere formand for det amerikanske finanstilsyn, Securities Exchange Commission, har skrevet til tidsskriftet Compliance Week.
Guiden handler om, hvordan man forbliver et effektivt arbejdende bestyrelsesmedlem, på trods af de meget omskiftelige tider, hvor kravene til bestyrelsen hele tiden forandres og forfines.
Vi nåede efter en indledende beskrivelse til punkt 2 ud af 17 gode råd.
- Overvågning og udformning af virksomhedens politikker og procedurer: Bestyrelsesmedlemmer skal overvåge og sikre, at selskabet opererer i overensstemmelse med egne retningslinjer, regler og lovgivning, samt om retningslinjerne fastsat af virksomheden selv, er rimelige og fornuftige. Overvågningen gælder også intern praksis for åbenhed i regnskabsaflæggelse og anden ekstern kommunikation, samt om væsentlige risici er identificeret, beskrevet og styret.
- Forstå de forpligtelser og det ansvar, som følger med at være bestyrelsesmedlem: Bestyrelsesmedlemmer skal have en klar forståelse af de forpligtelser og det ansvar, som følger med tillidshvervet. Det drejer sig blandt andet om restriktioner omkring privat handel med selskabets aktier, løbende efteruddannelse om bestyrelsesarbejde og virksomhedens forretning, deltagelse i selskabets generalforsamling, besøg på virksomheden, interessekonflikter og overvejelser om at forlade bestyrelsen, når tid er.
- Sikre en delegering af den overordnede overvågning til bestyrelseskomiteer: Skal bestyrelsen på næsten alle felter forlade sig på den udvalgte information, som topdirektøren vælger at kommunikere videre til bestyrelsen? Nej, bestyrelsen skal selv gå dybere ned i tingene for at få en bedre forståelse. Men da der er grænser for, hvor meget hele bestyrelsen kan gå i dybden med de vigtigste arbejdsopgaver, skal arbejdet uddelegeres til nogle komiteer. En effektiv governance struktur indebærer etablering af komiteer, som får til opgave at gå dybere i udvalgte hjørner af bestyrelsens arbejdsfelter.
- Undgå kransekagefigurer: Mange selskaber søger at finde bestyrelsesmedlemmer som kan bidrage med troværdighed og integritet til bestyrelsens omdømme. Bestyrelsen må dog huske på, at disse personer måske nok kommer fra organisationer med et godt renommé, eksempelvis universiteter eller pensionskasser, men de repræsenterer kun sig selv og er personligt ansvarlige.
- Lær virksomhedens forretning at kende: Bestyrelsesmedlemmer skal have grundig viden og indsigt i selskabets forretninger. De skal kunne snakke med om virksomhedens forskellige aktiviteter, om de forskellige produktions- og salgssteder, og om de forskellige produkter og services, virksomheden sælger.
Bestyrelsesmedlemmer skal have en klar opfattelse af, hvor virksomheden tjener sine penge, og hvad der skaber likviditet. De skal også være løbende opdaterede omkring selskabets finansielle tilstand, likviditeten og kapitalbehovene, samt resultaterne i de enkelte forretningsenheder og eventuelle kritiske regnskabsforhold. De bør også have føling med tendenser indenfor selskabets marked, herunder efterspørgselsforhold, forpligtelser og usikkerheder, som kan have betydelig effekt på selskabets finansielle situation.
- Sørg for viden om, hvor selskabet og dets konkurrenter står i forhold til hinanden: Bestyrelsesmedlemmer bør periodisk modtage analyser af de virksomheder, som hører til virksomhedens nærmeste konkurrenter. Der skal fokuseres på, om virksomhedens omsætning og resultater udvikler sig bedre eller dårligere end konkurrenternes. Hvor der er negative afvigelser, skal direktionen forklare bestyrelsen hvorfor, og redegøre for eventuelle initiativer for at styrke selskabets konkurrenceevne og markedsposition.
- Prioritér overholdelse af etiske standarder: Bestyrelsesmedlemmer bør kende til virksomhedens arbejde med at overholde egne etiske og andre standarder og andre retningslinjers. Bestyrelsen bør spille en aktiv rolle omkring udvikling af disse programmer, overvåge deres overholdelse og periodisk revidere dem – om nødvendigt. Bestyrelsen bør også sikre sig indførelse af politikker for behandling af klager fra medarbejderne.
De sidste ni gode råd fra Harvey L. Pitt bringer vi i næste udgave af ugebrevet.