Bestyrelsesformanden er holdleder og ansvarlig for at holdet fungerer.
Den engelske Higgs Report med corporate governance-anbefalinger indeholder en huskeliste for bestyrelsesformanden i børsnoterede selskaber. Vi gennemgår her listens hovedpunkter, som også langt hen ad vejen kan anvendes af bestyrelsesformanden i ikke-børsnoterede selskaber.
Som det fremgår af listen, lægger Higgs meget vægt på formandens rolle som holdleder og som ansvarlig for at holdet fungerer – mere end at holder spiller „godt“. Det fastslås, at bestyrelsesformanden er den centrale figur, som har ansvaret for at skabe et velfungerende samarbejde i bestyrelsen som helhed og at de enkelte bestyrelsesmedlemmer fungerer, så de bidrager tilfredsstillende til bestyrelsesarbejdet.
Bestyrelsesformandens opgaver:
1. Lede bestyrelsesmøderne og fastsætte dagsordenen: Den bør tage hensyn til alle bestyrelsesmedlemmers opfattelse af, hvad der er vigtige emner og udfordringer at drøfte. Punkterne på dagsordenen bør først og fremmest pege fremad og fokusere på strategiske emner mere end formelle beslutninger om forhold, som uden videre kan delegeres videre til direktionen.
2. Sikre at bestyrelsesmedlemmerne modtager præcis, aktuel og klar information om selskabets udvikling: Formanden skal sikre, at bestyrelsen løbende får aktuel information om virksomhedens udvikling og resultater, så den har det rette grundlag for at tage de nødvendige og sunde beslutninger og give direktionen gode pejlemærker.
3. Styre bestyrelsens arbejde, så der er tilstrækkelig tid til at drøfte komplicerede eller påtrængende problemstillinger: Formanden bør på forhånd forberede den slags møder ved formøder med direktionen. Det nævnes, at det er vigtigt, at direktionen har den fornødne tid til at analysere og overveje afgørende problemstillinger, og at den ikke stilles overfor urealistiske deadlines for beslutningstagning.
4. Tage initiativ til at skabe et grundigt og formelt introduktionsprogram for nye bestyrelsesmedlemmer.
5. Tage initiativ til løbende at sikre en opkvalificering og efteruddannelse af de enkelte bestyrelsesmedlemmer og direktører. Det er formandens ansvar at sikre, at bestyrelsen og direktionen fungerer effektivt enkeltvis og som et team.
6. Sikre at performance for hele bestyrelsen og for de enkelte bestyrelsesmedlemmer bliver evalueret mindst én gang om året og motivere til, at alle medlemmer deltager aktivt i bestyrelsesarbejdet.
7. Sikre en effektiv kommunikation til aktionærerne og sikre, at bestyrelsesmedlemmerne udvikler en forståelse af de største aktionærers synspunkter.
Krav til bestyrelsesformanden: Higgs fremhæver, at den „effektive“ bestyrelsesformand bør:
– Leve op til den højeste standard for integritet og sandfærdighed.
– Sætte dagsordenen, stilen og tonen i bestyrelsens arbejde for at sikre en effektiv beslutningstagning og for at fremme en konstruktiv debat.
– Fremme effektive relationer og åben kommunikation, både udenfor og indenfor i bestyrelsen, med direktionen og den øvrige bestyrelse.
– Opbygge en effektiv og komplementerende bestyrelse, gennemføre udskiftninger og planlægge succession i bestyrelsen under hensynstagen til bestyrelsen og aktionærernes godkendelse.
– Leve op til den højeste standard for corporate governance og søge at overholde anbefalingerne, hvor det er muligt.
– Sikre en klar struktur og effektive bestyrelseskomiteer. – Sikre en effektiv udførelse af bestyrelsens beslutninger.
– Etablere et nært forhold til den administrerende direktør, blandt andet ved at sikre støtte og rådgivning under hensynstagen til direktørens ansvarsområde.
– Sikre et sammenhængende lederskab af selskabet, herunder repræsentere selskabet udad til og forstå aktionærernes synspunkter.