Klare operationelle råd om tilrettelæggelse af bestyrelsesarbejdet.
Bestyrelsesmedlemmer har langt hen ad vejen mulighed for at forebygge ansvarssager, og i den forbindelse gives her en række klare operationelle råd om tilrettelæggelse af bestyrelsesarbejdet.
På ethvert bestyrelsesmøde bør bestyrelsen overveje følgende:
• Er referatet af foregående møde dækkende? • Hvilke dispositioner er der iværksat eller skal der iværksættes som følge af tidligere trufne bestyrelsesbeslutninger? • Fremlæggelse af revisionsprotokollen og gennemgang af eventuelle nye blade deri. • Fremlæggelse og om fornødent ajourføring af den lovpligtige købs- og salgsbog (bestyrelsesmedlemmers og direktørers aktiebesiddelse i selskabet eller andre koncernselskaber).
• Særlige meddelelser fra bestyrelsesformanden • Særlige meddelelser fra direktionen • Udførlig beretning fra direktionen om selskabets virksomhed siden sidste ordinære bestyrelsesmøde. • Er der opstået forhold af væsentlig betydning siden sidste møde? • Er der brug for at bede om en skriftlig redegørelse (kvartalsrapport, særlig rapport eller lign.) fra direktionen om forhold, som det forekommer vanskeligt at overskue på mundtligt grundlag?
• Eventuelle forslag fra direktionen til nye projekter og/eller nye investeringer?
• Gennemgang af perioderegnskab • Gennemgang af (rullende) budget • Er forsikringsforholdene ajour? (kaskoforsikring af aktiver, driftstabsforsikring, ansvarsforsikringer, herunder produktansvar og erhvervsansvar, eventuelt også bestyrelsesansvar)
• Er der behov for revision af forretningsordenen? • Hvis selskabet er børsnoteret, har det da udarbejdet de lovpligtige interne forskrifter vedrørende insiderhandel, oplysningsforpligtelser m.v., og trænger disse i givet fald til ajourføring? • Hvis selskabet er børsnoteret, træffes der da på bestyrelsesmødet beslutninger, som skal meddeles Fondsbørsen?
• Træffes der på bestyrelsesmødet andre beslutninger, som bør meddeles medarbejdere, kunder, offentligheden eller andre? Bestyrelsesansvar Særligt vedrørende regnskabsforhold: • Foregår bogføringen, herunder regnskabsfunktioner, intern kontrol, IT-organisation og budgettering, på betryggende måde?
• Er proceduren til opfølgning af planer, budgetter og lignende betryggende? • Er rapporteringen om likviditet, ordrebeholdning, finansieringsforhold, pengestrømme og særlige risici tilfredsstillende? • Foreligger der det nødvendige grundlag for den eksterne revision? Er der eventuelt behov for en intern revision i selskabet?
• Er selskabets „kapitalberedskab“ til enhver tid forsvarligt? (idet der med ordet „kapitalberedskab“ ikke kun menes egenkapital, men også sikre, forsvarlige lånemuligheder) • Skal perioderegnskaberne revideres (f. eks. hvis de skal anvendes eksternt, eventuelt til optagning af kredit)?
• Huske, at en direktør eller et bestyrelsesmedlem, der ikke mener, at årsregnskabet eller årsberetningen bør godkendes, eller som har andre indvendinger mod disse, som han ønsker at gøre generalforsamlingen bekendt med, skal redegøre herfor i en påtegning til regnskabet.
• Er vurderingen af aktiverne i regnskabet forsvarlig? • Er alle passiver medtaget? • Foreligger der eventualforpligtelser, som bør noteforklares (eller som i virkeligheden er så sandsynlige, at de skal passiveres)? • Er der noget bestyrelsesmedlem eller nogen direktør, der nærer tvivl om en post på status eller resultatopgørelse? (i så fald er vedkommende pligtig af egen drift at søge tvivlen opklaret senest i årsregnskabsmødet)
• Er årsrapportens enkelte poster blevet sammenlignet med de tilsvarende poster på forrige regnskab, og er forskydningerne blevet belyst nærmere? • Er transaktioner med personer eller selskaber, som har nær forbindelse med dette selskab, udvist korrekt i regnskabet? (både tilgodehavender hos, gæld til, inclusive køb og salg, lån, overførsler, leasingarrangementer eller garantier i relation til sådanne personer eller selskaber)
• Har selskabet påtaget sig kautions-, garanti-, pensions- eller lignende forpligtelser ud over dem, der fremgår af regnskabsudkastet? • Er der væsentlige tabsrisici, der eventuelt burde vises i regnskabet?
• Er der uafklarede krav eller retssager mod selskabet, som burde oplyses i regnskabet? • Er der foretaget nødvendige hensættelser på alle væsentlige ukurante og langsomt omsættelige varer?
• Har selskabet fornøden registreret/tinglyst adkomst til alle dets aktiver? • Er der nogen aktiver, der er pantsat eller på anden måde behæftet, ud over hvad der fremgår af regnskaber? • Er der mulige væsentlige tab i forbindelse med tvistigheder om leverede varer eller manglende overholdelse af leveringsaftaler?
• Foreligger der væsentlige krav fra myndigheder, herunder vedrørende miljø- og arbejdsmiljølovgivningen?
Særligt vedrørende budgetmøde: • Der bør foreligge årsbudget senest én måned før påbegyndelsen af det pågældende regnskabsår. • Budgettet bør indeholde både resultatbudget og balancebudget. • Hvis det skønnes nødvendigt, skal der tillige suppleres med investerings- og likviditetsbudget. • Er budgettet opdelt på kvartaler, hvilket det normalt bør være? • Er det ledsaget af en prognose (hvor usikker den end måtte være) i hvert fald i hovedtræk for de efterfølgende to regnskabsår?
• Sørger direktionen for, inden en måned efter udgangen af hvert kvartal, af egen drift at sende hvert enkelt bestyrelsesmedlem materiale med budgetopfølgning? • Fremgår det klart af budgetopfølgningen, i hvilket omfang budgettet for det pågældende kvartal blev realiseret, i hvert fald hvad angår drift- og statusbudgettet? • Viser budgetopfølgningen også, hvilke forskydninger der må forventes for den resterende del af budgetperioden?
• Er det nødvendigt at udarbejde et revideret budget for hele det løbende regnskabsår? Eventuelt også reviderede prognoser for de næste to år? • Hvilke væsentlige usikkerhedsfaktorer med hensyn til renteniveau, konjunkturer m.v. skal tages i betragtning ved læsningen af budgettet?
• Har der været særlige problemer med hensyn til at udarbejde budgettet, eksempelvis i henseende til intern kontrol, regnskabsfunktion, IT-organisation m.v.? • Er der noget i budgetterne, der tyder på, at selskabets kapitalberedskab indenfor budgetperioden ikke vil være forsvarligt, set i forhold til selskabets drift? • Er der noget i budgettet, der giver anledning til (eller pligt til) at offentliggøre nye meddelelser, prognoser m.v. vedrørende selskabet?
Artiklen er baseret på et tidligere indlæg af Erik Werlauff.