Enhver topleder bør gå meget op i, hvordan han eller hun interagerer med “sin” bestyrelse. Selvom man typisk kun mødes 4-6 gange om året, har det stor indflydelse på ens professionelle virke, at samarbejdet med bestyrelsen og især formanden fungerer godt og tillidsfuldt. PwC har oplistet fem huskepunkter, der vil hjælpe topledere med at brillere på bestyrelsesmøderne.
Som topleder har man i de fleste selskaber begrænset tid til at bevise sit værd overfor den fulde bestyrelse. Bestyrelsesmøderne repræsenterer ofte et kort tidsvindue, hvor man skal præstere og udnytte tiden til fulde. Det er her, man har muligheden for at demonstrere den værdi, man som topleder og ens ledergruppe bidrager med.
Her er fem arbejdsredskaber, der kan gøre forskellen på, om man som topleder præsterer fremragende på bestyrelsesmøderne eller kun præsterer godt.
1) Opbyg personlige relationer. Jo stærkere forholdet til bestyrelsen og de enkelte bestyrelsesmedlemmer er, jo nemmere vil det også være at diskutere svære og sensitive emner. Der vil være større forståelse fra begge sider, når uenigheder opstår, hvis forholdet i forvejen bygger på respekt og empati.
Da man oftest kun ses 4-6 gange om året til bestyrelsesmøder, bør man udnytte eller skabe sociale begivenheder, der kan anvendes til at styrke de personlige relationer. En anden måde at vise velvilje over for bestyrelsen på, er at spørge efter feedback, også hos enkeltmedlemmer. Det vil være med til at styrke forholdet til de enkelte bestyrelsesmedlemmer og forbedre effektiviteten til bestyrelsesmøderne.
2) Skræddersy dit materiale. ’Pre-read’ materialet, som skal forhåndslæses af bestyrelsen op til næste møde, lægger grundlaget for præsentationen til selve bestyrelsesmødet og former den efterfølgende dialog. Med andre ord er det meget vigtigt, at materialet er udarbejdet på den mest hensigtsmæssige måde.
Hvis det ikke er det, kan det have stor betydning for effektiviteten til mødet, og om der sker en relevant prioritering af tidsforbruget. Bestyrelsen kan f.eks. være negativt indstillet allerede inden mødet er begyndt, fordi materialet er sjusket eller mangelfuldt.
Bestyrelsesmedlemmerne får ofte tilsendt bunker af skriftligt materiale op til bestyrelsesmøderne. Og her er det vigtigt at overveje hvilket format og hvilken detaljegrad i materialet, der vil være mest hensigtsmæssig.
Gør det nemt og overskueligt for dem uden at udelade relevante oplysninger. Få gerne feedback fra bestyrelsen: Hvad er ’need to know’, og hvad er ’nice to know’?
3) Kend dit publikum. En bestyrelse er ofte sammensat af mennesker med forskellige indsigter og erfaringer. Det kan derfor være en prøvelse at formidle budskaber med den rette detaljeringsgrad og grad af forudsat indsigt. Man kan med fordel sætte sig ind i, hvilke baggrunde de forskellige bestyrelsesmedlemmer har, og tage det med i overvejelserne om, hvor meget eller hvor lidt man bør gå i dybden.
Der vil ofte være forskellige præferencer fra bestyrelsesmedlemmerne i forhold til hvor høj detaljegrad, der foretrækkes. Her kan det være en idé at tale med andre ledere og høre deres erfaringer med, hvad der fungerer for dem.
4) Udnyt din tid strategisk. Den verbale præsentation for bestyrelsen bør sætte ’pre-read’ materialet i kontekst og give det perspektiv. At lave en detaljeret gennemgang af det materiale, de allerede har læst, vil ofte være spild af tid.
Formålet er at bringe indsigter på bordet. Give perspektiv og sammenhæng – forbinde brikkerne. Bestyrelsen forventer, at man som øverste leder på området tager komplekse data og informationer og uddrager det vigtige i forhold til strategi, muligheder og risici.
Vær skarp på hvad der er de absolut vigtigste punkter i præsentationen, og hvilke der kan cuttes af om nødvendigt. Ved at begynde med hovedbudskaberne kan man være mere fleksibel med sin præsentation, hvis bestyrelsens spørgsmål trækker i en anden retning, end den man selv havde forudset.
5) Hold fokus på dit budskab. Hvordan man præsenterer sine pointer, har betydning for meget af det kommunikerede, der bliver samlet op af bestyrelsen. For at få pointerne igennem bør man kommunikere med almindeligt talesprog, være engageret og holde øjenkontakt. Overdreven brug af jargon, direkte oplæsning og manglende øjenkontakt under præsentationen vil aflede opmærksomhed fra budskabet.
Morten W. Langer