Start forsigtigt og start med at stikke en tå i vandet frem for at gennemføre store hurtige projekter, der høster lavthængende frugter. Sådan lyder rådet fra Boston Consulting Group (BCG).
Med et hurtigt blik på kurslisterne må enhver bestyrelse og direktion med aktieoptioner drømme om, at deres selskab udvikler sig til at blive databåret: Seks af verdens ti mest værdifulde selskaber er datadrevne, hvor blot et af dem (Microsoft) var på toplisten for ti år siden. Måske er det også baggrunden for, at en række traditionelle virksomheder taler om, at de i virkeligheden er funderet på data, eller at de er på vej til at blive det.
Men som alle nok instinktivt fornemmer, er der ingen motorvej mod denne attråede tilstand. Snarere er der en grusvej med dybe vandhuller undervejs. BCG giver i en guide sit bud på, hvordan virksomhedsledelserne skal gribe sagen an. Firmaet deler processen op i tre faser. Et nøglebudskab er, at man ikke skal gribes af utålmodighed og satse hele butikken.
I første fase gælder det om at høste en række hurtige nemme sejre gennem pilotprojekter. Det skal grundlæggende opfylde tre formål: For det første at opnå værdifulde erfaringer. For det andet at vise medarbejderne, at det kan lade sig gøre, og dermed skabe en entusiasme omkring de større projekter, der følger efter. For det tredje at tjene penge hjem, som kan finansiere disse efterfølgende projekter.
Det sidste er naturligvis cigarkassetænkning, for strengt taget kan pengene lige så vel blive taget fra almindelige investeringskonti. Men det er nu engang mere pædagogisk såvel i virksomheden som over for dens aktionærer, hvis data-projekterne ikke bliver oplevet som en konkurrent eller som noget, der i en periode fremover blot vil sluge kapital.
Det ligger naturligvis implicit, at der er nogle lavthængende frugter i form af mindre projekter, der hurtigt og med lav risiko kan give en gevinst. BCG pointerer, at man skal være omhyggelig med at udvælge projekter med disse egenskaber, og projekter skal desuden kunne gennemføres på højst et halvt år og give et målbart afkast indenfor uger herefter.
Anden fase er mere kompliceret, og den kan påbegyndes så snart, man fornemmer, at projekterne i første fase er godt i vej. I anden fase skal man lægge en slagplan for den fulde vej til at være datadrevet. Som udgangspunkt skal man gøre sig klart, hvor man står i dag i henseende til at anvende data, og man skal også være klar til at indfase de nye systemer efterhånden, som de er udviklet.
BCG deler udfordringen op i fem trin:
1) Byg en vision. Den behøver ikke være fancy, og i mange tilfælde vil den blot indeholde en målsætning om at effektivisere forskellige aktiviteter. Men i andre tilfælde kan der være tale om at forny forretningskonceptet. 2) Opstil en liste over projekter frem mod målet. Kunsten på dette trin er nok så meget at prioritere, hvilket indebærer at estimere omkostninger og udbytter ved forskellige muligheder.
3) Vælg en analysemodel. Hele pointen ved at samle data er i sidste ende, at man analyserer dem, og dette skal ske stringent og efter nogenlunde ensartede metoder virksomheden igennem. Måske har man et godt udgangspunkt i sin eksisterende metodik.
4) Etabler regler for forvaltning af data – både etiske og effektivitetsmæssige overvejelser skal bringes i spil.
5) Overvej infrastrukturen. Måske kan de eksisterende it-systemer håndtere den planlagte databehandling, men der kan også vise sig behov for at øge kapaciteten eller at foretage andre tiltag, f.eks. at gå fra egne datalagre til skyen.
I tredje fase skal organisationen tilpasses den nye verden. Der skal defineres nye ledelsesfunktioner og -processer, der skal etableres en kultur, der centrerer omkring dataanvendelse, der skal ændres arbejdsmetoder, og endelig skal medarbejdere til nye behov ansættes og/eller udvikles.
Det er ikke mindst her, BCG ser sin egen rolle. Mens nogle virksomheder sagtens kan klare opgaven selv, kan den i andre tilfælde være så omfattende, at konsulenter udefra vil være nødvendige. Det er ikke mindst vigtigt i henseende til ledelsesudviklingen, for forandringerne angår jo også topledelsen selv.
Nogle skal måske se sig selv i øjnene og erkende, at de kan være egnede til at sætte transformationen i gang, men ikke nødvendigvis til at lede virksomheden efterfølgende. Men foruden konsulenter kan ledelsen også få støtte fra til lejligheden oprettede støttefunktioner med speciale i dataanvendelse og det medfølgende ledelsesbehov.
Sten Thorup Kristensen