For mange nye topchefer er det fremmedartet at håndtere krav og forventninger fra politikere og medier, samt indgå i dialog med dem for at varetage virksomhedens interesser. IMD opstiller syv principper for dette arbejde – herunder at det hjælper, hvis topchefen i den udadvendte ledelse tænker på sig selv som en diplomat.
Man bliver ikke topchef ud af ingenting, og en nyudnævnt CEO vil som regel have en lang uddannelse og succesrig erhvervserfaring. Men et sæt af opgaver stifter CEO’en ofte først bekendtskab med, når han ender på den absolutte top: Det gælder public affairs (PA); altså hvordan man håndterer virksomhedens kontakter til det politiske liv, til stakeholdere i en bred forstand og til pressen.
Den manglende erfaring kan føre til flere fejl, anfører Michael R. Wade, bestyrelsesmedlem i the Global Center for Digital Business Transformation ved IMD, og Eugene A. Woods i den nye artikel ”Getting out of the office: Seven organizing principles to help CEOs effectively shape the external environment.”
Det er menneskeligt at fokusere på de ting, man er god til, og det kan få den nye CEO til at bruge for få kræfter på PA-opgaverne. Men omvendt kan den manglende erfaring også føre til, at man bruger for meget tid på at få disse aktiviteter til at fungere. Hvortil kommer, at det kan skævvride prioriteringen, at PA-aktiviteterne har positive og negative personlige konsekvenser for CEO’en:
Adgangen til bonede gulve og medierne kan styrke karriere og forfængelighed. Men hvis der opstår møgsager, bliver begge dele i stedet svækket. Her er forfatternes syv principper, der skal hjælpe den nye CEO i gang med PA-opgaverne:
1) Målet er, at omgivelserne skal være optimale i henseende til, at virksomheden kan nå sine målsætninger og udleve sin strategi. Vigtigt er det, at man er bevidst om, hvordan man prioriterer sin tid. For langt de fleste virksomheder er positiv omtale i medierne f.eks. godt. Men for nogle er værdien ved det beskeden, og så er det andre ting, man skal fokusere på.
2) Tænk på dig selv som en diplomat i erhvervslivet. Internt kan topchefen (i hvert fald i princippet) bare beordre, hvordan tingene skal foregå. I de eksterne relationer er der ingen sådan absolut magt. Det betyder, at den eksterntrettede ledelse skal bygge på diplomatiske virkemidler: Topchefen skal bygge relationer og netværk, forhandle med stakeholderne, og ikke mindst samle efterretninger om, hvad der foregår hos dem.
3) Få to sekretariater med overlappende opgaver.
Den forskellige natur af de interne og eksterne ledelsesopgaver betyder også, at der er behov for forskellige kompetencer hos det personale, der rådgiver og udfører. Forfatterne foreslår etablering af to forskellige sekretariatsfunktioner. Dog naturligvis ikke for at de skal bekrige hinanden ud fra en del- og hersk-strategi. Tværtimod skal de være i stand til at arbejde sammen om overlappende opgaver, som relationerne til nuværende og potentielt fremtidige medarbejdere.
4) Læg et budget for din tid – og overhold det. Dette er et instrument til at sikre, man hverken bruger for lidt eller for meget tid på PA. De rådgivende funktioner skal hjælpe med at sikre, at budgettet bliver overholdt. Eventuelt kan man skemalægge PA-arbejdet til faste tidspunkter på ugen eller måneden. Der skal dog være plads til fleksibilitet, således at man f.eks. kan bruge mere tid end sædvanligt på PA i en situation, hvor virksomheden er ”under angreb”.
5) Vær omhyggelig med det organisatoriske setup.
For at ledelse skal fungere, skal de beslutninger man træffer føres ud i livet, uden at blive forstyrret af uvæsentlige eller nedprioriterede overvejelser eller muligheder. Der ligger altså en ledelsesopgave i at bygge den organisatoriske ”tragt”, der ikke blot udfører det, du har besluttet skal ske, men også sorterer det fra, som du har besluttet, der ikke skal bruges ressourcer på.
6) Del opgaverne med andre. Selv om det overordnede ansvar for PA ligger hos topchefen, betyder det naturligvis ikke, at du skal udføre alle ledelsesopgaver selv. Noget af uddelegeringen giver sig selv, som at kommunikationschefen har ansvaret for kommunikation. Men f.eks. kan det også være, at det er den juridiske chef, der er bedst til at pleje politiske relationer.
7) Brug fælles systemer og sprog. Det er vigtigt, at de forskellige personer og funktioner, der håndterer PA, samarbejder om forskellige systemer. F.eks. mudrer det billedet, hvis to forskellige funktioner efter forskellige principper og systematikker indsamler informationer om centrale stakeholdere.