Ejerledere benytter sig alt for ofte af en tantebestyrelse, og det kan være skæbnesvangert i den aktuelle krisetid. Her gennemgår bestyrelseseksperten Teddy Wivel hovedelementerne i ejerlederens beslutningsproces ved etablering af en ekstern bestyrelse, samt elementer i den såkaldte bestyrelseskontrakt.
På trods af debatten om ”tantebestyrelser” har mange ejerledede virksomheder stadig en familiebestyrelse, som reelt intet har med en bestyrelse at gøre. Eller en bestyrelse af gode bekendte, som ikke udgør et modspil til den daglige ledelse. Sådanne bestyrelser er alene et forum, hvor der nikkes til allerede trufne beslutninger, og hvor de mere formelle selskabsretlige ting konfirmeres. En undersøgelse som analysefirmaet Rambøll har foretaget for Forstædernes Bank viser, at kun 1/10 af de ejerledede virksomheder har en bestyrelse uden familie eller venner. Eller omvendt – 9/10 har en ”tantebestyrelse”.
Om dette skyldes, at de virksomheder som ikke har en ekstern bestyrelse har fravalgt det ud fra en grundig overvejelse, eller om det alene skyldes manglende handlekraft eller måske ulysten til at skulle spørge andre til råds, er spørgsmålet. Eller måske er mange ejerledede virksomheder ganske enkelt for små til at have behov for en bestyrelse. Men hvad grunden nu er, skal ejerlederen være bevidst om, at han har en virksomhed, der stort set altid er afhængig af hans person.
For at komme i gang med etableringen af en ekstern bestyrelse er det nødvendigt, at ejerlederen har gjort sig sine behov klart. En analyse af behovet indeholder følgende elementer:
- Har jeg behov for en ekstern sparring for at løfte virksomheden ud over dagligdagen og medvirke til at sikre fremtiden?
- Hvilke kompetencer mangler jeg i dag i min virksomhed – kompetencer som kan dækkes via en ekstern bestyrelse (Produktion – Markedsføring – Eksport – Økonomi etc.)?
- Er jeg klar til at samarbejde med en ekstern bestyrelse?
- Hvad er samarbejdsbetingelserne? (se nedenfor vedrørende bestyrelsesaftalen)
Først når disse spørgsmål er besvaret, kan overvejelserne om en rekruttering af eksterne bestyrelsesmedlemmer påbegyndes. Alt for mange begynder med at finde personer de kender eller har hørt om, uden at de har gjort sig behovene klar.
Når de indledende overvejelser er gjort, er det en god idé at tage kontakt til et bestyrelsesnetværk eller anden form for uafhængig bestyrelsesrekruttering for at få hjælp til at finde de rigtige personer.
Allerede i de indledende overvejelser er det vigtigt, at ejerlederen har gjort sig tanker om indholdet af den aftale, der skal indgås med de kommende bestyrelsesmedlemmer, samt hvor mange medlemmer der skal være i bestyrelsen. Det mest effektive er to til tre eksterne medlemmer. Ejerlederen skal være bevidst om, at bestyrelsesmedlemmerne i den ejerledede virksomhed reelt ansættes i virksomheden og kan opsiges, hvis samarbejdet ikke fungerer. Det er derfor en god idé for begge parter at arbejde med en skriftlig bestyrelsesaftale – en slags ansættelseskontrakt. En sådan aftale har følgende hovedelementer: Aftalens parter – Baggrund – Opgaven – Arbejdsdeling mellem direktion og bestyrelse – Honorar – Varighed og opsigelse.
For at samarbejdet skal fungere for det eksterne bestyrelsesmedlem, og for at ejerlederen skal få fuldt udbytte af samarbejdet, skal følgende elementer være en del af aftaleindholdet:
- Bestyrelsen har en forretningsorden, som respekteres af ejerlederen
- Mindst to eksterne bestyrelsesmedlemmer (én kan gå i en tilvænningsperiode)
- Bestyrelsen involveres i alle større beslutninger
- Bestyrelsen informeres løbende om virksomhedens resultater
- Der afholdes regelmæssige møder og mindst ét årligt strategimøde
- Der er klar aftale om honorar
- Der er aftale om varighed og forhold ved opsigelse
En tidsbegrænset aftale er vigtig. Hvis ejerlederen ikke føler, at samarbejdet bibringer den værdi som han havde tænkt sig, er det hensigtsmæssigt at have et tidspunkt, hvor der kan ske udskiftning, og personer med andre kompetencer naturligt kan blive indvalgt i bestyrelsen. Bestyrelsesaftaler er desværre ikke almindelige i dag, men netop fordi der reelt er tale om et ansættelsesforhold, er det være hensigtsmæssigt, at de dækkes af en aftale.
Vedrørende sammensætningen er det vigtigt at bestyrelsen skal sammensættes som et team, der totalt set rummer de kompetencer, den pågældende virksomhed har brug for. Samtidig med, at der er tale om personer, der hver for sig er ved sine meningers mod. Kun derved får ejerlederen valuta for pengene.