Et dygtigt bestyrelsessekretariat eller bestyrelsessekretær kan sikre, at bestyrelsen får de rette informationer – hverken mere eller mindre – og dermed også afværge unødvendige gnidninger med direktionen. En verdensomspændende organisation for bestyrelsessekretariatsansatte har udarbejdet en guide om denne kommunikation.
Graden af for lidt eller for meget information, eller rigtig eller forkert information, er en evig kilde til gnidninger mellem direktion og bestyrelse: Bestyrelsen skal selvfølgelig informeres om alt relevant for dens arbejde. Men da der ikke er nogen præcis grænse for det, vil direktionen ofte sende meget mere, end bestyrelsesmedlemmerne kan overkomme at sætte sig ind i. Corporate Secretaries International Association (CSIA), der tæller 70.000 ansatte verden over i ledelsessekretariater, har udsendt en guide med ti punkter til, hvordan kommunikationen til bestyrelsen håndteres bedst.
1) Bliv et bibliotek for bestyrelsen. Ideen er her, at sekretariatet indsamler en række informationer, som bestyrelsesmedlemmerne ikke har efterspurgt, men som de kan få brug for. Ved på den måde at sikre dem hurtig adgang til informationer ved behov, kan man undgå at overbebyrde dem på tidspunkter, hvor de ikke har behov. De pågældende informationer kan være data om branchetendenser, teknologiudvikling, konkurrenter og makroøkonomi.
2) Vær ærlig og undgå at blive ”politisk”. Det er en vanskelig balancegang. Sekretariatet skal forstå selskabets strategi, og diskussionerne herom, men uden at vælge side. Medarbejderne skal heller ikke forfalde til at skjule oplysninger, der er ubekvemme for direktionen, for bestyrelsen.
3) Vær opmærksom på personlighederne. Selv om sekretariatsmedarbejderne skal være ”skyggen” i baggrunden, er det hensigtsmæssigt, hvis de lærer bestyrelsesmedlemmer og direktører så godt at kende, at de kan forudsige hvilke informationer, de har brug for, hvilken form de ønsker dem i, og hvilke tidspunkter, der er belejligt for dem. Også erhvervsfolk har forskellige vaner i henseende til, om vi arbejder aften, weekend og i ferier.
4) Al kommunikation skal gennem sekretariatet.
Dette sikrer, at bestyrelsesmedlemmerne får al information, de skal have ifølge egne vedtagelser, uden at de bliver bebyrdet med samme informationer flere gange. Samtidig nedsætter det risikoen for brud på fortroligheden om oplysningerne.
5) Vær altid opmærksom på informationens indhold. Dette er nødvendigt for at kunne afgøre, om informationen er væsentlig for bestyrelsens evne til at opfylde sine forpligtelser. Det er lidt mere indviklet, end det umiddelbart lyder. Det vil være hensigtsmæssigt at lave et kategoriseringssystem for forskellige typer af information.
6) Benyt standardskabeloner. Det vil styrke bestyrelsesmedlemmernes overblik, hvis informationerne kommer i genkendelige skabeloner. Der må være flere af dem, fordi der både kommunikeres på papir og i forskellige digitale formater, f.eks. powerpoint-slides. Informationen skal desuden afgives i et godt og ligefremt sprog uden for meget indforstået jargon.
7) Være proaktiv omkring informationerne. Sekretariatet er ikke blot en praktisk funktion, der sørger for, at informationer fra en part bliver formidlet til en eller flere andre. Det skal også f.eks. sørge for, at deadline kan overholdes, og at de individuelle ønsker bliver opfyldt.
8) Vær med i udviklingen af kommunikationskanalerne. De digitale instrumenter udvikler sig hele tiden, og som alle andre forventer bestyrelsesmedlemmer i stigende grad, at de har straksadgang til mange informationer, og at de også vil være nemt tilgængelige på et senere tidspunkt. Mange steder arbejder man med intranet-løsninger for at opfylde disse behov.
9) Vær opmærksom på krav til arkivering. Selv om arkiver i dag er digitale, og der i praksis ikke er fysiske forhindringer for at gemme alt, hvad bestyrelsen har eller har haft interesse i, kan der være andre grunde til at slette noget af det. Det kan f.eks. være lovkrav i databeskyttelsesloven. Omvendt kan loven også kræve, at nogle typer af dokumenter bliver gemt, og endda på papir. Vær også opmærksom på, at der kan være forskellige lovkrav i de lande, virksomheden opererer i.
10) Hellere for meget end for lidt kommunikation.
Selv om det er et mål ikke at overbebyrde bestyrelsen med informationer, så gælder det princip stadig, at er sekretariatet i nogen tvivl af betydning om, hvorvidt en oplysning skal bringes videre til bestyrelsen – så skal den bringes videre.