Bestyrelsesskolen: Bestyrelsen skal selv afgøre, hvilke informationer, den ønsker, for at være i stand til at passe arbejdet på forsvarlig vis. Bestyrelsens information er derfor en vigtig del af ledelsens planlægningsproces. For det enkelte bestyrelsesmedlem er det nemlig vigtig at gøre sig klart: Rapportering til bestyrelsen er noget, bestyrelsen beslutter med det formål at følge med i virksomheden. Det er bestyrelsens ansvar, at den træffer sine beslutninger på grundlag af informationer, der er relevante, rettidige, korrekte og fyldestgørende, hedder det i denne lektion af Bestyrelsesskolen.
De Kritiske Succes Faktorer, det vil sige de forhold, der er afgørende for en gennemførelse af de driftsmæssige planer, er sammen med risikovurderingen (usikkerheden) udgangspunktet for at fastlægge en plan for rapportering til bestyrelsen. Ud over rapportering om virksomhedens løbende økonomiske udvikling og budgetopfølgning, kan der være tale om forhold som ordreindgang, opnåelse af forhandleraftaler, etablering af nye kontorer eller afdelinger, ansættelse af en ny medarbejderkategori o.s.v.
Risikovurderingen er en vigtig del
Også risikovurderingen er en vigtig del af informationsplanen: Hvad kan gå galt? I rapporteringen til bestyrelsen er det nødvendigt, at der foretages en risikovurdering af de kritiske forhold for virksomhedens udvikling. Ethvert budget eller plan bør være forsynet med en risikovurdering. Ikke alle områder i en virksomhed er lige sårbare. Det er således de dele eller processer i virksomheden, der er kritiske, der skal overvåges.
Da dette kan variere fra periode til periode (år til år), vil det ofte være nødvendigt at revurdere rapporteringens indhold hvert år, således at den retter sig mod netop de væsentlige forhold i den pågældende periode. Ofte ses desværre, at den samme rapportering kører videre år efter år. Der bør naturligvis være en ensartet kernerapportering for at fastholde kontinuiteten. Men den øvrige rapportering bør skifte fra periode til periode afhængig af de aktuelle problemer. For at være sikker på at fange signalet og reagere hurtigt, må ledelsen gøre sig klart, hvorledes svigt i de kritiske succesfaktorer viser sig. Hvordan skal vi måle afvigelser? Det er vigtigt, at der for hver væsentlig KSF´er fastsættes målinger, der gør hurtig indgriben mulig. Disse målefaktorer betegnes ofte Key Performance Indicators (KPI).
Ikke kun oplysninger fra bogholderiet
Al rapportering behøver ikke at være tal hentet fra bogholderiet. Statistik fra andre dele af virksomheden kan være mere vigtig som beslutningsgrundlag. Eksempelvis kan antallet af ordrer, der ikke leveres til tiden være en kritisk faktor, som ledelsen bør følge med i. Men den information fremgår ikke nødvendigvis af informationer i bogholderiet. Her vil virksomhedens ledelse ofte stå med et dilemma med at skulle balance mellem relevans og pålidelighed.
Mange meget relevante oplysninger kan antagelig kun frembringes med stor pålidelighed ved at anvende forholdsvis mange resurser og måske med en forsinkelse, som forringer relevansen. Ledelsen må så finde balancen mellem relevans og pålidelighed under hensyntagen til de styringsmæssige konsekvenser i forhold til risikoen for fejl i materialet. Brugen af nøgletal er ofte en god måde at få overblik over et område, hvor man så kan dykke dybere ned i de underliggende tal, hvis nøgletallet ikke svarer il forventningerne.
Formålet med nøgletal er på tilsvarende måde som intern rapportering nemlig enten et styringsoverblik eller et kontroloverblik. Nøgletallene kan anvendes til at illustrere:
- Økonomisk effektivitet
- Risiko
- Kapacitetsudnyttelse
- Kapitalindsats
Finansanalytikerforeningen i Danmark har udgivet en anbefaling og en række nøgletal rettet mod de finansielle markeder, og det er disse nøgletalsdefinitioner, der anvendes generelt.
Endvidere er det formålstjeneligt at anvende forskellige diagrammer til at illustrere de talmæssige oplysninger. Mange bestyrelsesmedlemmer er ikke nødvendigvis ”talmennesker” og de vil have behov for at få tallene tydeliggjort gennem kurver, søjler eller ”lagkager”.