Samarbejdet mellem medarbejdervalgte og eksterne bestyrelsesmedlemmer har fundet en god balance i mange selskaber.
Men der er også steder, hvor de eksterne bestyrelsesmedlemmer burde lukke mere op for de medarbejdervalgtes reelle deltagelse i bestyrelsesmøderne. Læs her nogle gode råd om, hvordan samarbejdet kan komme til at glide, og hvordan dagligdagen håndteres i nogle virksomheder.
Nyhedsbrev for Bestyrelser har drøftet resultaterne i spørgeskemaundersøgelsen med en stribe medarbejdervalgte, og her er nogle af deres generelle refleksioner, som ikke specielt handler om deres egne virksomheder.
Fra Cheminova siger medarbejdervalgt medlem Jørn Sand, at formøder mellem de eksterne nok er mest udbredt i de mindre familieejede selskaber og ikke i de børsnoterede selskaber. Han afviser, at der er forskel på, hvad de medarbejdervalgte og de eksterne bestyrelsesmedlemmer får at vide op til de formelle bestyrelsesmøder.
Til gengæld lægger han vægt på en god dialog med den adm. direktør før møderne. ”Det er vigtigt, at man har en god dialog med sin adm. direktør, og at man før møderne kan gå ind og spørge til økonomiske og regnskabsmæssige forhold i det skriftlige materiale, som der kan være behov for at få forklaret. Hvis man er i tvivl om, hvad det lige handler om, kan man måske få en uddybende forklaring af direktøren før mødet. Denne mulighed ser vi som et gode,” siger han.
Fra GKN Wheels Nagbøl vurderer Villy Jørgensen, at der i mindre og mellemstore virksomheder nok ofte holdes formøder mellem de eksterne bestyrelsesmedlemmer, og at det nok betyder, at de medarbejdervalgte ikke får det hele at vide. Han mener, at det ville være til gavn for virksomhederne, hvis de medarbejdervalgte blev fuldt orienteret om forholdene, da de så ville kunne deltage mere kvalificeret i debatten om, hvordan bestyrelsen skal forholde sig til problemstillingerne.
”Nogle bestyrelser har måske svært ved at lukke de medarbejdervalgte helt ind i arbejdet ved at give fuldstændig information. Der er nok behov for en holdningsændring i mange bestyrelser. De eksterne bestyrelsesmedlemmer glemmer nok, at arbejdspladsen er vores liv, og at vi har en meget stærk interesse i at sikre, at det går godt for virksomheden. Vi er nede i tingene til hverdagen, så vi kan selvfølgelig bidrage med en anden viden, end den, de eksterne bestyrelsesmedlemmer har. Hvis tingene ikke kører optimalt, risikerer vi at miste vores arbejde,” siger Villy Jørgensen.
Det handler også om, at de medarbejdervalgte seriøst arbejder på at sætte sig ind i tingene, og deltager aktivt på bestyrelsesmøderne, lyder budskabet. ”Det kan være vanskeligt, fordi de eksterne har en anden uddannelse og en anden indsigt. Der er dog sket meget de seneste ti år, og åbenheden mellem de eksterne og medarbejdervalgte er blevet meget bedre, og de medarbejdervalgte har også forstået helt klart, at de ikke specielt repræsenterer medarbejderne, men skal varetage virksomhedens tarv,” siger Villy Jørgensen.
Bestyrelsesarbejde er tidskrævende: De medarbejdervalgte erkender, at det ikke holder, hvis man tror, at deltagelse i bestyrelsesarbejdet er noget, man klarer med venstre hånd. Budskabet er, at det er meget tidskrævende, og at der også følger meget ansvar med opgaven. Så det handler på ingen måde bare om et bestyrelseshonorar. ”Arbejdet som bestyrelsesmedlem kræver, at man sætter sig ind i tingene, at man har en mening om tingene på bestyrelsesmøderne, og at man er parat til at være uenig med de andre bestyrelsesmedlemmer,” siger Villy Jørgensen.
De medarbejdervalgte føler, at de kan bidrage med mest til bestyrelsesarbejdet indenfor produktionsmæssige forhold, hvor de ofte allerede har stor indsigt. ”Det skulle jo gerne være sådan, at hvert enkelt medlem af bestyrelsen har en særlig kompetence, de bidrager med. Vi har eksempelvis medlemmer, der har forstand på blandt andet økonomi, landbrug og CSR. Og jeg har forstand på produktionen. Man skal være indstillet på inde i sit hoved, at man har sine egne kompetencer, og at man er ligeså god som de bestyrelsesmedlemmer, der er aktionærvalgte. Der er ingen tvivl om, at jeg taler med tungere vægt i bestyrelsen, når der drøftes produktion,” siger Jørn Sand.
De medarbejdervalgte mener, at efteruddannelse især indenfor økonomi og regnskab er afgørende. ”Man skal huske på, at 80 % af tiden handler om økonomi. Men det er ikke nok, at man har sin egen kompetence. Det er vigtigt at uddanne sig indenfor økonomi og regnskab, så man kan komme på omgangshøjde med de aktionærvalgte. Det er utroligt vigtigt, at man som medarbejdervalgt forstår at stille de rigtige spørgsmål,” siger Jørn Sand. De medarbejdervalgte mener, at der kun er en vej frem. Nemlig at deltage i efteruddannelseskurser, der udbydes om økonomi og regnskab.
I de fleste virksomheder har man fundet en god balance med den adm. direktør, som den ene dag er chef for medarbejderne, og den næste dag står som ansat af bestyrelsen. ”Det er afgørende, at man forstår at holde tingene adskilt. Det duer ikke med et kammeratligt forhold, men der skal være gensidig respekt for ens forskelligheder og indsigt. På bestyrelsesmødet er rollefordelingen på én måde, og i dagligdagen en helt anden. Det er vigtigt, at man er opmærksom på dette,” siger Villy Jørgensen.
Den medarbejdervalgte har to kasketter på: Til emnet siger Jørn Sand: ”Man skal være helt klar oven i sit hoved, at man i de to situationer har to forskellige kasketter på. Det er vigtigt, at man har en fandens god dialog med den adm. direktør, både i det daglige og på bestyrelsesmødet. Nogle bestyrelser vælger jo også at holde dele af bestyrelsesmødet uden den adm. direktør, og her er der mulighed for uformelt at drøfte forhold omkring den daglige ledelse, hvis der skulle være forhold. Det kan godt være relevant at diskutere overordnede ledelsesforhold i bestyrelseslokalet, og hvis der er behov for det, kan formanden så efter mødet tage en snak med direktionen.”
Om deltagelse i bestyrelsens arbejde omkring omstruktureringer og reduktion af medarbejderstaben siger Villy Jørgensen, at der skal man som medarbejdervalgte huske, at man sidder der for at varetage virksomhedens tarv. ”Ofte er det sådan, at det kan være ubehagelige beslutninger nu og her. Men på sigt er det jo hensigten at sikre, at virksomheden er effektiv og konkurrencedygtig, og det kan i sidste ende giver endnu flere arbejdspladser,” siger Villy Jørgensen.
Om information fortæller Jørn Sand, at man efter bestyrelsesmøderne orienterer medarbejderne via samarbejdsudvalget: ”Som medarbejdervalgt har man jo samme tavshedspligt som andre bestyrelsesmedlemmer. Vi har fået indført, at der efter bestyrelsesmøderne holdes et samarbejdsudvalgsmøde, hvor tillidsfolkene orienteres om, hvad der er sket på bestyrelsesmøderne. De medarbejdervalgte og direktøren aftaler på forhånd, hvad der kan meldes ud. Men det er rigtigt, at medarbejdervalgte ikke kan sige noget om bestyrelsesarbejdet, så det er heller ikke altid at deres arbejde værdsættes af de øvrige ansatte. Det gør det vanskeligt, når ens kolleger ikke ved, hvad man laver i bestyrelsen,” siger Jørn Sand.
Til hvordan man kan arbejde for, at MAB’ene er aktive på bestyrelsesmøderne, oplyser Jørn Sand (der har siddet ni år i bestyrelsen), at man som nyt bestyrelsesmedlem godt kan være meget tilbageholdende med at sige noget på møderne, indtil man finder ud af, hvad det hele handler om. ”Så de første 2-3 år var jeg heller ikke så aktiv på bestyrelsesmøderne. Man skal have opbygget ekstra kompetencer og en selvtillid for at deltage aktivt, og det kan godt tage et stykke tid. Og så skal man også være parat med fingeren oppe, ellers er toget kørt.”