COVID-19: Forholdsregler ved afholdelse af generalforsamling

Computershare er meget opmærksomme på COVID-19-situationen (coronavirus) og særligt de mulige konsekvenser for afholdelse af generalforsamlinger i de kommende måneder.

I en række lande er der lagt begrænsninger ind i forhold til afholdelse af arrangementer med mange deltagere. Samtidig har mange virksomheder indført restriktioner på rejser og fysisk deltagelse i eksterne events.

Vi har modtaget en del beredskabsspørgsmål angående dette, og situationen udvikler sig hurtigt. I denne forbindelse har vi en række anbefalinger til, hvilke forholdsregler selskaberne kan tage i forbindelse med afholdelse af generalforsamlingen.

Hvis aktionærer ikke har lyst til at deltage fysisk i generalforsamlingen, er der en række muligheder for at følge generalforsamlingen digitalt, og det kan også være hensigtsmæssigt at informere aktionærerne om, hvilke initiativer og forholdsregler man har truffet til den kommende generalforsamling, herunder muligheden for udvidelse af brevstemmefristen frem til mødets start.

• Den eksisterende aktionærportal har tre forskellige funktioner, hvor man vil kunne give aktionærerne mulighed for at følge selskabets generalforsamling via webcast – altså uden at deltage fysisk.
• Webcasten vil kun være tilgængelig for selskabets aktionærer og vil ikke kræve særskilt tilmelding.
• Vi anbefaler, at fristen for at afgive brevstemme elektronisk på aktionærportalen udvides indtil selve generalforsamlingsdagen, eventuelt helt indtil generalforsamlingens start.
• Forud for og under generalforsamlingen vil aktionærerne kunne stille spørgsmål via e-mail. Den enkelte aktionær identificeres gennem brug af en separat kode. Alternativt vil eksterne QA-løsninger kunne etableres.

Ovenstående løsning vil give aktionærerne mulighed for at bidrage til generalforsamlingen uden at deltage fysisk. Hvis man ønsker at benytte disse muligheder, er det nødvendigt at koordinere kommunikationen til aktionærerne og dialogen med dirigenten. Denne løsning kan helt eller delvist etableres op til 7 dage før generalforsamlingen.

• Computershares løsning til afholdelse af delvis elektronisk generalforsamling indeholder mulighed for, at den enkelte aktionær kan følge generalforsamlingen via webcast, stemme elektronisk og stille spørgsmål til ledelsen. Løsningen er app-baseret, hvilket kræver, at aktionæren downloader app’en forud for mødet. Aktionæren vil derefter modtage brugernavn og password ved tilmelding til generalforsamlingen.
• Selskabet skal stille live stream af generalforsamlingen til rådighed.
• Afstemning i salen skal ske elektronisk via mobiltelefon eller tablet.
• Aktionærerne skal orienteres grundigt forud for generalforsamlingen via elektronisk kommunikation.

Ønsker man at afholde en delvis elektronisk/online generalforsamling, vil det medføre yderligere koordination mellem selskab, dirigent, Computershare og streaming-leverandør, så afviklingen af generalforsamlingen sker sikkert og forsvarligt. Da der til denne løsning kræves særligt udstyr og teknisk assistance, vil fristen for at iværksætte denne løsning være senest 3 uger før afholdelse af generalforsamlingen